L'Output Management est souvent un mélange d'applications pour créer des documents, les modifier, les convertir et les traiter pour les différents canaux de sortie. Elles sont installées sur différentes plateformes et créent des flux de données de formats différent, et leur regroupement est compliqué. Les solutions logicielles de pools d'envoi sont alors une aide asynchrone basées sur des bases de données.

 Le quotidien dans un bureau pourrait ressembler à cela: La correspondance est saisie, imprimée, mise sous pli et affranchie au poste de travail avant de partir pour le service du courrier. Que ce soit dans le service de règlement des sinistres d'une société d'assurance, le service marketing d'un fabricant de produits pharmaceutiques ou bien le service clientèle d'un fournisseur d'énergie, l'impression individuelle au poste de travail domine encore dans la plupart des entreprises. C'est un véritable gâchis de ressources, de temps perdu à des activités annexes, sans parler du remplissage de la cassette de papier ou du changement le toner. Ajoutez à cela le risque d'erreur, où vous risquez de mélanger les différentes parties d'un envoi ou bien de mal affranchir l'enveloppe. Dans les sociétés disposant d'un grand carnet d'adresses, le flux de documents croissant représente un capital conséquent. La plupart des tâches sont routinières alors qu'elles pourraient très bien être automatisées. En bref, l'établissement d'un processus d'impression et d'expédition centralisé impliquant tous les services d'une entreprise permettrait de réduire considérablement les coûts. Dans la pratique, on peut parler de 80 % d'économie.

C'est sans doute ce potentiel qui permet lentement de faire bouger les choses. De plus en plus d'entreprises reconnaissent les avantages d'une centralisation. Chaque lettre est créée, enregistrée puis produite par l'Output Management central de l'entreprise. Voici un argument supplémentaire pour le regroupement : L'infrastructure informatique des entreprises n'est souvent plus adaptée au nombre impressionnant de nouvelles applications permettant de créer des documents. Les applications fonctionnent sur différentes plateformes et génèrent des documents et des flux de données de formats différents qu'il est compliqué de regrouper. Les conséquences sont bien connues, manque de souplesse et frais élevés. Il est alors impossible de regrouper des documents pour un destinataire dans une enveloppe ou d'ajouter des pièces jointes de manière dynamique.

Au placard l'individualisation!

Il en est tout autrement lorsque les processus sont centralisés. L'assistance technologique propose à cet effet des solutions de pools d'envoi asynchrones et basés sur des bases de données, fabriqués et distribués notamment par Compart. Le fabricant international de solutions d'Output Management a mis au point DocBridge Pilot, un logiciel fonctionnant sur toutes les plateformes, permettant un envoi sur mesure de n'importe quel type de données. Sur papier, ou bien par e-mail, fax, courrier en ligne ou par portail web. Le principe est simple : L'importation de documents d'entrée et la sortie des envois sont séparées. A l'entrée, les documents devant être traités sont analysés, tous les critères nécessaires au post-traitement sont extraits sous forme de métadonnées, comme par ex. le contenu de commentaires (NOP) sous forme de flux de données AFP, le contenu des pages, tel que des marquages (OMR, Optical Mark Recognition), codes barres ou textes. Pendant que le logiciel affecte les documents à un pool d'envoi centralisé, les métadonnées sont enregistrées dans une base de données relationnelle. Un pilote d'imprimante implémenté sur les postes de travail (client) permet aux utilisateurs de transmettre leurs documents Office à un pool d'envoi unique afin de les traiter de manière centralisée.

Un logiciel pour tous les formats

Pour la création d'envoi, vous pouvez configurer des fonctions pour chaque tâche, telles que le tri et la conversion de documents dans le format de sortie souhaité, ainsi que l'ajout d'informations sur les pages, tels que les codes DataMatrix, marquages OMR, logos ou messages publicitaires sur les espaces libres de la page. Les autres étapes de traitement peuvent être entièrement automatisées en fonction de la configuration ou bien initialisées à un moment choisi par l'administrateur. Ainsi, il pourra regrouper dans le pool d'envoi des documents d'origines et de formats différents et regrouper des envois selon certains critères dans une tâche afin de les optimiser pour l'expédition.

Vous pouvez configurer le traitement des documents d'entrées par le biais d'une interface graphique et afficher le résultat. Ces paramètres vous permettent également d'accéder à une ancienne version afin de l'utiliser pour le traitement. DocBridge Pilot vous apporte un avantage considérable, puisqu'il prend en charge presque tous les formats à l'entrée et à la sortie, tels que Advanced Function Presentation (AFP), Portable Document Format (PDF), Extensible Stylesheet Language (XSL) et PostScript.

Pilote automatique

Des entreprises internationales renommées ont déjà adopté la solution Compart, notamment un prestataire de services de télécommunication international. Il a mis au point un pool de documents centralisé utilisé notamment pour répondre de manière individuelle aux demandes des clients. Il s'agit d'un volume de près de 300 courriers par jour. L'objectif était de décharger l'employé de tâches annexes pénibles telles que l'impression, la signature et la mise sous pli afin que ce dernier puisse se concentrer sur ses tâches importantes. Il appose sa signature numérique sur le courrier, puis ce dernier est envoyé comme image électronique dans un répertoire du serveur. L'employé n'a plus à se soucier du reste de la tâche. Ses collègues peuvent accéder au document sur un client web et vérifier que ce dernier est conforme. Dans le cas contraire, le document est verrouillé pour correction, autrement, il est validé pour l'envoi par voie électronique et est transmis au centre d'impression connecté.

DocBridge Pilot prépare les documents à cet effet. Convertis dans le format d'impression courant AFP, ils contiennent toutes les informations nécessaires au traitement. Ils contiennent notamment le regroupement des différentes données en un document global AFP pour le traitement sur rotative auprès du prestataire de services d'impression. Le logiciel prend alors en compte les conditions requises pour l'impression en duplex, c'est-à-dire qu'il ajoute des pages vides à la fin d'un document avec un nombre de pages impair (deux pages A4 côte à côte à 90° sur un rouleau de papier A3) et les convertit en flux de données AFP. Le centre d'impression regroupe toutes les tâches prévues pour le jour J afin de les traiter de manière économique pour une charge optimale de la machine. Le spool regroupe et traite tous les documents AFP selon des indications telles que le prix, l'urgence et l'optimisation des frais de port. Après l'envoi, les services reçoivent un message d'information. L'entreprise dispose ainsi d'un spool AFP complet taillant les tâches sur mesure pour le prestataire de services d'impression.

Résumé

DocBridge Pilot est un logiciel indépendant des plateformes pour le regroupement, la gestion et la distribution de flux de données d'impression provenant de sources différentes. Il répond aux exigences de pools d'impression, d'optimisation de production et de frais de port, d'affranchissement numérique, de regroupements et de sortie multi canal et a été conçu pour les gros volumes de documents.

Cela signifie:

• Dissociation du flux de données d'entrée et de la sortie d'envoi
• Prise en compte tous les canaux de sortie: papier, courrier électronique, portail web et archives.
• Enregistrement et traitement centralisés de documents PC
• Mélange et conversion de différents flux de données et formats, notamment AFP, XSL-FO, PDF/A, PostScript et IPDS
• Conversion automatique de la superposition et ajout de documents annexes
• Compatibilité multi-clients
• Définition tardive de l'imprimante et du post-traitement
• Réimpression souple
• Suivi convivial de l'envoi
• Interfaces de service web avec prise en charge pour les environnements SOA