Compart - Gestion documentaire et output management

Faites de l'Output Management la plaque tournante de votre communication client !

L'Output Management moderne possède de nombreuses facettes. La page suivante met en lumière les défis actuels de la communication client des entreprises. En voici les principaux aspects.

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Démonstrations de produit en direct

Output Management: Plaque tournante centrale dans la communication avec les clients

Communication omnicanal
Contrôle des processus (Workflow Management)
Reporting (Monitoring)
Données et documents
Impression de production
Communication omnicanal

Diffuser des documents de manière centralisée sur tous les canaux numériques et analogiques

La communication omnicanal implique de s'affranchir d'un format de page spécifique afin de pouvoir sortir n'importe quel document sur n'importe quel canal sans passer par des détours "coûteux" comme le déformatage, etc.

En d'autres termes, le choix du support d'envoi est décidé à chaque transaction commerciale. Pour les entreprises, cela signifie qu'elles doivent séparer la création et l'envoi des documents et établir une instance centrale d'Output Management. Cette "plaque tournante" décide, sur la base de règles et de critères définis par les départements spécialisés (p. ex. vente, marketing, service), quelles données doivent être éditées dans quelle mise en page et quel format et par quel canal ; bien entendu, toujours en fonction du destinataire respectif.

Et : Avec une instance de sortie centrale, on est plus flexible lors de la connexion de nouveaux canaux de communication.

Rien n’est possible sans données

L'output management a de nombreuses facettes. Il s'agit toujours de la conservation centrale d'informations cohérentes et disponibles à tout moment, condition préalable à un haut degré d'automatisation. Pour en savoir plus sur l'importance d'un système d'Output Management centralisé, voir également :

Contrôle des processus (Workflow Management)

Créer, formater, convertir, éditer des documents

C‘est une interaction complexe entre de nombreux programmes différents qui ne fonctionne pas toujours sans heurts et qui doit être reconfigurée à chaque modification. Ce n'est pas le cas si on automatise et contrôle les processus à l'aide d'un logiciel de niveau supérieur.

Les avantages pour l’utilisateur :
  • Traitement flexible de toutes les étapes de travail dans le cadre des directives.
  • Traitement parallèle de plusieurs commandes.
  • Traitement prioritaire des commandes dont le temps est critique.
  • Arrêts librement définissables pour les interventions manuelles et les validations.
  • Utilisation optimale de toutes les ressources logicielles et matérielles sur l'ensemble du site.
  • Analyse du fichier journal inter-programmes pour une recherche rapide des erreurs.
  • Structure modulaire pour l'adaptation aux processus existants.
  • Création simple de nouveaux workflows.
Pourquoi le contrôle des processus ?

Les systèmes de gestion du flux de travail documentaire relient et contrôlent les différentes étapes nécessaires à une production complexe en un processus entièrement automatisé.

Reporting (Monitoring)

Monitoring dans l’Output-Management

Indicateurs pour le contrôle et l'optimisation de la production en temps réel et en un coup d'œil.

Pourquoi le Monitoring ?

Fini l'utilisation de la fumée ! Au lieu de procéder à des prélèvements manuels et à des estimations, on a recours à des outils logiciels professionnels pour la surveillance et le suivi de l'ensemble de la production de documents. Ils fournissent des évaluations statistiques et des rapports détaillés, y compris des indicateurs pertinents (débit, consommation de papier, frais postaux, fréquence/type d'erreurs, temps de traitement, etc.)

Ces indicateurs (KPI) constituent pour les entreprises une aide à la décision fondamentale pour
optimiser en permanence la production de documents, par exemple pour économiser du papier et des frais de port.

De plus, ils fournissent des informations importantes pour détecter les tendances à temps. Parallèlement, ils constituent une donnée importante pour la planification de la production, car ils permettent de mieux identifier les périodes de pointe et les périodes creuses pour une utilisation optimale des machines.

Vue à 360° de vos opérations

DocBridge® Auditrack permet un audit complet de tous les processus, systèmes et événements de communication grâce à une traçabilité détaillée et document par document de toutes les étapes du processus de production, quel que soit le canal de sortie.

Données et documents

Les métadonnées, base de l'automatisation et de l'accessibilité

Les données - le "pétrole" de la communication client

La qualité sémantique des documents joue également un rôle important indépendamment des exigences légales. Par exemple dans le cas de l'omnicanal. Aujourd'hui, c'est le destinataire qui détermine le canal de communication. Cela signifie que la création et l'envoi de documents dans l'entreprise doivent non seulement être découplés, mais aussi s'affranchir d'une certaine taille de page ("métaphore A4"), afin que les contenus puissent être mis à disposition de manière confortable pour d'autres médias. Mais cela n'est pas possible sans informations détaillées qui accompagnent le document tout au long de son parcours vers l'édition.

Big Data et intelligence artificielle

Plus encore : compte tenu du Big Data, de l'intelligence artificielle (IA) et d'autres technologies actuelles, les données exploitables et leur traitement deviennent de toute façon le point de mire de toute transformation numérique sérieuse. Inutile de parler de standardisation et d'automatisation de la gestion des documents et des sorties si les données nécessaires ne sont pas disponibles.

Il s'agit de disposer non seulement du texte, mais aussi du contenu en tant que données, de manière à pouvoir les mettre automatiquement en corrélation.

C'est ainsi qu'une recherche d'informations à plusieurs niveaux devient possible. Au lieu de rechercher manuellement une information concrète dans un document, le web fournit lui-même la réponse. Il ne s'agit pas de simples résultats de recherche, mais de résultats complexes qui ne peuvent être générés qu'à partir de la combinaison de différentes données.

Impression de production

Le spooling dans l'impression de production

Des systèmes modernes de pools d'impression avec diverses fonctions pour la finition assurent une productivité accrue et des coûts réduits dans l'impression de production.

Où se situent les points faibles ?

Contrôler efficacement les différents travaux d'impression et les traiter en utilisant au mieux les ressources disponibles n'est possible qu'avec un système de spool performant.

Mais souvent, l'interaction entre le spooler et l'imprimante ne fonctionne pas, surtout lorsque les deux systèmes proviennent de fabricants différents. Ce qui manque, c'est une solution de spooling qui communique avec toutes les imprimantes avec la même qualité et la même fiabilité.

Un spooler pour toutes les situations : Universel, intégratif et fiable

Si l'on veut jouer la carte de la sécurité lors de l'achat d'une nouvelle imprimante, on achète en général le système de spool du même fabricant. De cette manière, le risque d'une incompatibilité entre le spooler et l'imprimante reste faible. Mais il est rare de ne trouver dans une entreprise que des imprimantes d'un seul et même fabricant. Le monde des imprimantes est typiquement hétérogène, et le spooling aussi.

Mais est-ce vraiment nécessaire ? Pourquoi acheter un spooler adapté à chaque nouvelle imprimante ? Pourquoi ne pas utiliser un système de spool universel qui communique de manière fiable avec toutes les imprimantes ?

De plus, les solutions modernes de pools d'impression offrent des fonctions qui vont bien au-delà de ce que le spooling doit pouvoir faire. Outre la conversion et le désenclavement informatique, elles comprennent également diverses fonctionnalités pour l'impression couleur et l'archivage.

Qu'est-ce qui est important ?

Découplage de la création et de l'envoi

Découplage de la création et de l'envoi

La séparation de la création et de l'envoi de documents est la condition préalable à la génération, à l'affichage et à la sortie de contenus intelligents et accessibles à tous pour chaque canal.

Technologie

Technologie

Les solutions informatiques d'avenir optimisent les structures existantes dans la gestion des sorties et créent ainsi la base d'une communication omnicanal.

Savoir-faire

Savoir-faire

Une expertise approfondie des flux de données de tout type et de leur préparation pour la sortie sous forme de documents sur tous les canaux, y compris l'archivage, est la condition préalable à une gestion moderne des sorties.

Stratégie

Stratégie

La numérisation ouvre de nouvelles possibilités dans la communication avec les clients. La mise en place d'un système d'output management omnicanal central comme plaque tournante permet en outre de créer les bases d'un suivi sans faille (tracking).

En pratique

1 Thyssenkrupp Steel Europe: Production automatisée de documents avec inclusion
2 LVM Versicherung : création de documents séparée, envoi centralisé
3 Police suédoise : des amendes envoyées depuis le cercle arctique
1 Thyssenkrupp Steel Europe: Production automatisée de documents avec inclusion
Production automatisée de documents avec inclusion

Lorsqu'en 2015, thyssenkrupp Steel Europe AG a rapatrié son Output Management (OM) en interne, cela a signifié un changement structurel fondamental : au lieu d'une imprimerie classique, on a créé un "centre de compétences pour les médias imprimés et numériques" agissant à l'échelle du groupe, posant ainsi les bases d'un traitement des documents multicanal.

Les bénéfices :

  • 60.000 euros de frais de port en moins
  • Haut degré d'automatisation
  • Etablissement en tant que prestataire de services professionnel dans l'Output Management

 

"Avec DocBridge Pilot, le risque d'intervertir des tâches, d'imprimer des documents de manière incorrecte ou de les envoyer de manière erronée est proche de zéro."

Oliver Helfrich thyssenkrupp Steel Europe AG
Oliver Helfrich
thyssenkrupp Steel Europe AG

2 LVM Versicherung : création de documents séparée, envoi centralisé
Création de documents séparée, envoi centralisé

Le groupe LVM connaît très bien l'impact de la centralisation de l'envoi de documents sur l'ensemble de son infrastructure. En tant que l'un des 20 plus grands assureurs directs, il a séparé la création de documents de leur distribution et bénéficie depuis lors d'une performance nettement plus élevée en matière d’Output-Management.

Faits et chiffres :

  • 77.000 documents par jour
  • Ouvert à tous les canaux de sortie électroniques et analogiques
  • Optimisation des coûts d'affranchissement

 

"Notre projet de réorientation du service de sortie avec une restructuration complète des processus de traitement nous a montré que le choix de DocBridge Pilot et de son utilisation proche de la production dans ce domaine était le bon."

LVM Versicherung
Ute van Heek
LVM Versicherung

3 Police suédoise : des amendes envoyées depuis le cercle arctique
Amendes du cercle polaire

La police suédoise (Polismyndigheten) imprime et envoie environ 3,7 millions de documents sur son site de Kiruna. Les différents services transmettent les données à Kiruna, où elles sont préparées en envois finis au moyen de DocBridge Pilot. L'administration espère que cette centralisation lui permettra de réaliser des économies significatives, notamment grâce à une meilleure exploitation des rabais d'affranchissement.

Faits et chiffres :

  • Mise en place d'une instance de sortie centrale
  • Pré-tri automatique des envois
  • Traitement simplifié des retours

 

 

Swedish Police Authority
Swedish Police Authority
(Polismyndigheten)

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L’auditabilité, un facteur d’agilité

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