Logiciel de création de documents moderne pour la communication multicanal

Compart | 20/03/2021

Communications omnicanales et accessibles

La communication omnicanal des entreprises, des agences gouvernementales et des organisations est en pleine mutation. La mise à disposition de documents multilingues, conformes aux règles et accessibles, pouvant être envoyés automatiquement sur tous les canaux de communication analogiques et numériques est un principe clé. Cela contraste avec la manière dont les documents et les communications sont créés dans de nombreuses entreprises, qui est toujours centrée sur les formats de page papier comme norme. Cependant, ce format est inadapté à l'affichage sur les chaînes numériques (tablette, smartphone, etc.).

Pourquoi ne pas créer des documents ou des communications dès le départ de manière à ce qu'ils soient omnicanaux et accessibles, et qu'ils puissent être générés dans n'importe quelle langue si vous le souhaitez ?

L'objectif ultime est de rendre l'ensemble du traitement des documents et de la communication client aussi pratique que possible pour l'entreprise malgré une complexité croissante (personnalisation, multilinguisme, exigences multicanales).

Résumé

Temps de lecture : 5 min

Swisscom: frais de maintenance réduits de 70 %
Création de documents pour tous les canaux dans une seule application
HTML5 - la clé de la gestion omnicanal des documents et des sorties

Quel était l'objectif de Swisscom

Le plus grand fournisseur de services de télécommunications de Suisse avait besoin d'un nouveau logiciel pour créer des communications que les consommateurs puissent également voir et répondre directement sur leurs appareils mobiles (smartphone, tablette, etc.) selon leurs besoins.

Afin de servir tous les supports analogiques et numériques dans la communication, les documents doivent aujourd'hui être créés de manière à pouvoir être envoyés, reçus et idéalement traités immédiatement de manière automatisée sur tous les canaux. Cela nécessite de s'éloigner du modèle précédent basé sur le papier et centré sur l'impression.

La Solution

DocBridge® Impress est basé sur le principe "Digital First - Design Once" : chaque modèle est créé une fois sur la base de HTML5 et est ensuite instantanément converti au format de sortie/d'affichage souhaité dès l'envoi.

Avantages

Des performances nettement supérieures, des coûts de maintenance nettement inférieurs et la possibilité d'émettre chaque facture « à la demande » en quatre langues sur tous les supports analogiques (papier) et numériques courants : avec l'introduction de DocBridge® Impress, Swisscom a jeté les bases pour une communication client omnicanal de haut niveau.

« Outre une évolutivité et des performances élevées, le principal avantage des solutions Compart est leur flexibilité, qui se reflète notamment dans leur capacité omnicanale. »

Philip Achermann
Swisscom

Numérisation de la communication client
En savoir plus sur toute la success story de Swisscom.
Voir toute la référence

Plates-formes omnicanales modernes
Informations sur les opportunités de création de nouvelle valeur : Livraison automatisée de documents numériques multilingues, conformes et accessibles sur tous les canaux.
En savoir plus

Des documents accessibles à tous
Comment répondre aux normes de production de documents à l'épreuve du temps - pour tous les canaux de communication numériques ainsi que pour les médias imprimés.
Télécharger le dossier

Que'est ce que est important dans la communication client d'aujourd'hui ?
Découvrez la communication client omnicanal, l'automatisation, le multilinguisme, l'accessibilité, le cloud computing et bien plus encore.

Design Once :
Création de documents pour l'impression, le Web et le mobile dans une seule application, en une seule étape

Avec la solution de composition DocBridge® Impress, des modèles de documents peuvent être créés et envoyés à tous les canaux pertinents et affichés sur différents supports : sous forme de pages imprimées, sous forme de PDF dans une pièce jointe à un e-mail, sous forme de page HTML responsive dans un navigateur Web et sur un smartphone, tablette, via les services de messagerie, etc. Chaque nouveau document n'a besoin d'être créé qu'une seule fois et est disponible pour tous les supports sans effort majeur. Il est également automatiquement accessible aux personnes à mobilité réduite conformément à la norme PDF/UA reconnue dans le monde entier.

DocBridge® Impress représente un changement de paradigme dans la conception de documents : la création est indépendante d'une taille de page prédéfinie et repose sur des standards ouverts tels que HTML5.

En conséquence, l'architecture de DocBridge® Impress est basée sur la séparation cohérente entre un éditeur basé sur le Web (Impress Designer) et le moteur de composition proprement dit (Impress Engine).

Le DocBridge® Impress Designer

Avec cet outil, l'utilisateur (par exemple l'administrateur de texte) conçoit son document (modèle) via une interface intuitive et, si nécessaire, ajoute des détails de mise en page pour les canaux numériques ou pour l'impression. Il peut y stocker des règles de logique métier et déterminer si le document doit être généralement accessible (accessibilité selon la norme WCAG PDF/UA) et dans quelles langues il doit être disponible.

Aussi possible:

Gestion intégrée des modèles, images, modules de texte et autres ressources pour des documents cohérents et intelligibles
Créez des documents avec une flexibilité et une évolutivité élevées pour la communication multicanal
Impress Designer (création de modèles) et Impress Engine (production de documents) sont également disponibles en tant que services API (par exemple pour les environnements cloud).

Le DocBridge® Impress Engine

C'est le « cœur » de DocBridge® Impress et combine les modèles créés dans DocBridge® Impress Designer ou déjà disponibles ailleurs avec les données variables (« données brutes ») des applications métier et crée les documents finis en utilisant les règles définies et les ressources fournis (images, modules de texte, etc.).

Connaissances de base

Rôles de plateformes omnicanales

Lors de la communication avec leurs clients et partenaires, les banques, les compagnies d'assurance, les fournisseurs d'énergie et les grossistes envoient chaque année plusieurs milliards de documents depuis leurs propres centres de données d'impression et via des prestataires de services d'impression. Cette communication avec les clients est une base importante pour la plupart des processus à valeur ajoutée de l'entreprise. Depuis longtemps, les responsables réfléchissent à la manière de compléter cette communication via des documents papier par des canaux numériques. Lors de projets précédents, ils ont appris qu'une transformation numérique rapide n'est guère possible. En effet, les systèmes de gestion des sorties et des documents sur le marché sont conçus pour l'impression et l'envoi.

Cependant, les entreprises recherchent une plate-forme omnicanal qui peut non seulement desservir tous les canaux sans aucun problème, mais qui offre également toutes les fonctions à un prix calculable. Cela nécessite une refonte : la communication client précédente avec l'impression et le publipostage est un processus relativement peu stressant. Le flux de données provient des systèmes d'application et la gestion des sorties le capture. Les systèmes de sortie formatent les enregistrements de données pour l'impression. Dans l'étape suivante, la ligne d'impression convertit les données en documents papier et les trie finalement, enveloppés et oblitérés, dans les boîtes aux lettres des prestataires de services postaux. Jusqu'à présent, la valeur ajoutée par les centres de données d'impression se situait dans cette compétence clé : l'impression. Mais cela change très rapidement. Dans un avenir prévisible, une solution omnicanale doit permettre des comparaisons, création de valeur avec des services liés à l'envoi de documents numériques. Parce que la demande des clients est : « Digital First » Créer des documents pour une communication multicanal très flexible.

La fin de paradigme A4

Jusqu'à présent, le format A4 était la base incontestée de toute communication avec les clients. Mais ce format est destiné aux canaux classiques comme
l'impression et le mailing - DIN A4 n'a aucun sens pour les supports numériques. De toute évidence, il perdra de son importance avec la poste aux lettres. Les formats qui prendront sa place sont électroniques et peuvent adapter le contenu des documents à la taille des écrans des appareils numériques de leurs destinataires.

En premier lieu se trouvent actuellement XML pour le transport interne des données et HTML5 pour l'envoi de documents. Avec l'aide d'Unicode, les
expéditeurs s'assurent que leurs documents peuvent être traduits et lus par les destinataires dans toutes les langues du monde.
Il est important de comprendre que ces systèmes omnicanaux repoussent les limites entre la création et la sortie de documents. Le choix du format de page et du canal de sortie ne se fait pas avant l'envoi des documents, comme c'était le cas auparavant, mais lorsque le destinataire accède à un document via Internet et l'ouvre sur son appareil numérique.

« Le volume de courrier diminuera, mais le courrier ne disparaîtra pas complètement. C'est pourquoi nous avons besoin de solutions complémentaires à l'impression. »

Jürgen Hausl, responsable des services de sortie, HDI-Systeme (Talanx)

Cas d'usage: « cycles posteaux » numériques

Environ la moitié des lettres de motivation dans les boîtes de réception des compagnies d'assurance et des banques sont déjà électroniques - et le nombre de lettres de motivation numériques augmente rapidement. Évidemment, de nombreux clients souhaitent que leurs communications soient numérisées.
À cette fin, de nombreux services d'impression ont déjà mis en place des canaux électroniques et ne gèrent pas seulement la réception des documents et des enregistrements. Ils assurent également la transmission automatisée de toutes les demandes de renseignements et sont responsables de l'envoi des commentaires et des lettres de réponse.

Ainsi, les entreprises mettent en place des cycles documentaires entièrement dématérialisés. Avec la numérisation, ils espèrent rendre le traitement plus précis par rapport à l'envoi de courriers et beaucoup plus rapide en concurrence avec d'autres prestataires.

Cas d'usages : communication client personnalisée

Analyser les données, segmenter les données - le défi consiste à envoyer les bonnes données aux bons clients. Choisir la bonne conception pour les processus est crucial. Les documents papier peuvent être tout aussi importants et appropriés que l'envoi de documents par voie électronique via des applications de chat ou des e-mails pour un autre groupe. Avec la compétence de déterminer individuellement la mise en page, les données et le canal d'expédition dans chaque cas, les prestataires de services d'impression et d'expédition se différencieront de leurs concurrents.

Accessibilité

Les investissements dans l'accessibilité ne sont pas facultatifs, ils sont recommandés. Et ils constituent une technologie importante pour la fidélisation de la clientèle dans une société vieillissante - déjà aujourd'hui, environ 30 % de la population de l'UE ont des problèmes de lecture et de compréhension des documents pour une grande variété de raisons.

Conformément à la « Barrier-free Information Technology Ordinance - BITV 2.0 », les agences gouvernementales doivent proposer des documents accessibles depuis 2019. Avec la loi européenne sur l'accessibilité adoptée en mars 2019, le sujet de l'accessibilité pour les entreprises deviendra encore plus important.

Pour la première fois, les secteurs du secteur privé seront également tenus d'assurer l'accessibilité. La directive européenne répertorie les produits (matériels et systèmes d'exploitation, lecteurs de livres électroniques ou bornes libre-service, etc.) et les services basés sur le Web (commerce électronique, banque en ligne, services de médias audiovisuels, livres électroniques, etc.) qui doivent être commercialisé sans barrières à l'avenir. La directive doit être transposée dans le droit national des États membres de l'UE d'ici 2022. Cela signifie que les premières entreprises seront obligées de proposer des documents numériques de manière à ce qu'ils puissent être facilement lus ou compris par les personnes handicapées.
les personnes handicapées peuvent les lire et les comprendre sans difficulté.

L'idée de base derrière les documents accessibles est que les ordinateurs « comprennent » ce qui se trouve dans un document, ce qui y est illustré ou mis en évidence. Les formats de données tels que PDF/UA rendent ces structures compréhensibles pour les systèmes : quels textes sont des titres, des textes continus ou des légendes - et dans quel ordre doivent-ils lire le document à haute voix.

Mais du point de vue des responsables de la production, il s'agit de bien plus que cela. L'accessibilité transforme les documents en supports d'informations intelligents. Les documents accessibles sont structurés de telle sorte qu'ils ne sont pas seulement compréhensibles pour les personnes handicapées - ils peuvent également être facilement lus et traités par des intelligences artificielles.

À ce stade, ces documents offrent un potentiel extrêmement élevé dans l'automatisation des correspondances avec les clients. Un moteur omnicanal moderne sera en mesure de mettre en œuvre les exigences de conversion de documents en compositions accessibles.

« Les documents PDF accessibles sont synonymes de contenu convivial. L'accessibilité signifie répondre aux besoins des clients dans une société qui vieillit très rapidement et conduit à une fidélisation accrue des clients. »

Klaas Posselt, spécialiste de l'impression et des médias, einmanncombo

Logiciel pour la création de documents

DocBridge® Impress : la conception de documents simplifiée

La communication client d'aujourd'hui

Découvrez : Une approche moderne et intuitive pour la communication client

Stratégie Cloud de Compart

La plupart des solutions de la famille de produits DocBridge® ont été ou sont progressivement développées en direction du cloud ou du SaaS. L'objectif est essentiellement d'offrir à l'avenir des fonctions sélectionnées sous forme de microservices, qui pourront ensuite être rapidement et facilement intégrés dans les infrastructures existantes via des API Web et liés à des applications tierces.

Certaines solutions sont déjà disponibles aujourd'hui sous forme d'applications basées sur des composants qui consistent essentiellement en de tels microservices. Ceux-ci incluent DocBridge® Impress pour la création de documents. Grâce à leur granularité, elles représentent une alternative intéressante aux applications monolithiques sur site. L'objectif de cette stratégie est d'aider les entreprises à automatiser encore plus leurs processus de communication client et à développer globalement leur activité. Dans le cadre de cette stratégie, Compart continuera donc également à pousser le provisionnement automatisé ou le déploiement et l'orchestration d'applications de conteneurs utilisant Docker et Kubernetes afin de mieux répondre à la demande croissante de microservices faciles à intégrer.

Logiciel de création de documents moderne pour la communication multicanal