Jusqu'à présent, le format A4 était la base incontestée de toute communication avec les clients. Mais ce format est destiné aux canaux classiques comme
l'impression et le mailing - DIN A4 n'a aucun sens pour les supports numériques. De toute évidence, il perdra de son importance avec la poste aux lettres. Les formats qui prendront sa place sont électroniques et peuvent adapter le contenu des documents à la taille des écrans des appareils numériques de leurs destinataires.

En premier lieu se trouvent actuellement XML pour le transport interne des données et HTML5 pour l'envoi de documents. Avec l'aide d'Unicode, les
expéditeurs s'assurent que leurs documents peuvent être traduits et lus par les destinataires dans toutes les langues du monde.
Il est important de comprendre que ces systèmes omnicanaux repoussent les limites entre la création et la sortie de documents. Le choix du format de page et du canal de sortie ne se fait pas avant l'envoi des documents, comme c'était le cas auparavant, mais lorsque le destinataire accède à un document via Internet et l'ouvre sur son appareil numérique.

« Le volume de courrier diminuera, mais le courrier ne disparaîtra pas complètement. C'est pourquoi nous avons besoin de solutions complémentaires à l'impression. »

Jürgen Hausl, responsable des services de sortie, HDI-Systeme (Talanx)

Environ la moitié des lettres de motivation dans les boîtes de réception des compagnies d'assurance et des banques sont déjà électroniques - et le nombre de lettres de motivation numériques augmente rapidement. Évidemment, de nombreux clients souhaitent que leurs communications soient numérisées.
À cette fin, de nombreux services d'impression ont déjà mis en place des canaux électroniques et ne gèrent pas seulement la réception des documents et des enregistrements. Ils assurent également la transmission automatisée de toutes les demandes de renseignements et sont responsables de l'envoi des commentaires et des lettres de réponse.

Ainsi, les entreprises mettent en place des cycles documentaires entièrement dématérialisés. Avec la numérisation, ils espèrent rendre le traitement plus précis par rapport à l'envoi de courriers et beaucoup plus rapide en concurrence avec d'autres prestataires.

Les investissements dans l'accessibilité ne sont pas facultatifs, ils sont recommandés. Et ils constituent une technologie importante pour la fidélisation de la clientèle dans une société vieillissante - déjà aujourd'hui, environ 30 % de la population de l'UE ont des problèmes de lecture et de compréhension des documents pour une grande variété de raisons.

Conformément à la « Barrier-free Information Technology Ordinance - BITV 2.0 », les agences gouvernementales doivent proposer des documents accessibles depuis 2019. Avec la loi européenne sur l'accessibilité adoptée en mars 2019, le sujet de l'accessibilité pour les entreprises deviendra encore plus important.

Pour la première fois, les secteurs du secteur privé seront également tenus d'assurer l'accessibilité. La directive européenne répertorie les produits (matériels et systèmes d'exploitation, lecteurs de livres électroniques ou bornes libre-service, etc.) et les services basés sur le Web (commerce électronique, banque en ligne, services de médias audiovisuels, livres électroniques, etc.) qui doivent être commercialisé sans barrières à l'avenir. La directive doit être transposée dans le droit national des États membres de l'UE d'ici 2022. Cela signifie que les premières entreprises seront obligées de proposer des documents numériques de manière à ce qu'ils puissent être facilement lus ou compris par les personnes handicapées.
les personnes handicapées peuvent les lire et les comprendre sans difficulté.

L'idée de base derrière les documents accessibles est que les ordinateurs « comprennent » ce qui se trouve dans un document, ce qui y est illustré ou mis en évidence. Les formats de données tels que PDF/UA rendent ces structures compréhensibles pour les systèmes : quels textes sont des titres, des textes continus ou des légendes - et dans quel ordre doivent-ils lire le document à haute voix.

Mais du point de vue des responsables de la production, il s'agit de bien plus que cela. L'accessibilité transforme les documents en supports d'informations intelligents. Les documents accessibles sont structurés de telle sorte qu'ils ne sont pas seulement compréhensibles pour les personnes handicapées - ils peuvent également être facilement lus et traités par des intelligences artificielles.

À ce stade, ces documents offrent un potentiel extrêmement élevé dans l'automatisation des correspondances avec les clients. Un moteur omnicanal moderne sera en mesure de mettre en œuvre les exigences de conversion de documents en compositions accessibles.

« Les documents PDF accessibles sont synonymes de contenu convivial. L'accessibilité signifie répondre aux besoins des clients dans une société qui vieillit très rapidement et conduit à une fidélisation accrue des clients. »

Klaas Posselt, spécialiste de l'impression et des médias, einmanncombo