Toutes les entreprises qui organisent des campagnes publicitaires personnalisées connaissent le phénomène : le nombre de variantes dans le publipostage augmente rapidement. Plusieurs milliers de versions différentes au sein d'une campagne ne sont pas rares. Il serait vain de comparer manuellement chaque document avec le modèle. Le risque d'erreur est trop élevé, d'autant plus que la complexité des campagnes de mailing augmente.
Une vérification des documents fiable à cent pour cent est essentielle. Des outils de test automatisé de documents en constituent la base technologique.
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Arvato Bertelsmann est une société de médias, de services et d'éducation qui opère dans environ 50 pays à travers le monde. Auparavant, la vérification des documents chez arvato se faisait principalement manuellement. Mais avec le volume croissant de factures, l'entreprise a rapidement atteint ses limites : la comparaison purement visuelle prenait non seulement du temps, mais n'offrait pas non plus la certitude à cent pour cent dont dépend le prestataire de services.
Lors de la vérification au moyen de divers scénarios de test, un risque résiduel subsistait toujours. Par conséquent, arvato avait un besoin urgent d'un outil qui automatiserait la comparaison de documents et prendrait en compte tous les changements - même ceux qui ne sont pas visibles à l'œil nu.
Depuis 2012, arvato travaille avec le logiciel de vérification de documents DocBridge® Delta - et est ainsi en mesure de comparer des documents à la fois visuellement et au niveau du texte. La solution détecte même les plus petites différences, même dans des documents complexes et volumineux. Grâce au degré élevé d'automatisation, l'analyse des documents chez arvato est désormais non seulement plus sûre, mais aussi plus efficace : les employés peuvent mieux se concentrer sur leur cœur de métier.
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Auparavant, les tests de documents chez arvato étaient principalement effectués manuellement. Mais avec le volume croissant de factures, l'entreprise a rapidement atteint ses limites : la comparaison purement visuelle prenait non seulement du temps, mais n'offrait pas non plus la sécurité à cent pour cent dont dépend le prestataire de services. Lors de la vérification à l'aide de divers scénarios de test, il y avait toujours un risque résiduel.
Avantages des méthodes de test avec le logiciel DocBridge® Delta :
Roger Fuchs
arvato Bertelsmann
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DocBridge® Delta propose trois technologies de base pour la vérification :
La solution développée par Compart détecte et analyse électroniquement les différences entre les documents individuels et les visualise également. Dans le processus, les objets codés dans les fichiers sont examinés jusqu'à chaque structure détaillée et les différences sont affichées - à la fois visuellement et textuellement. Certaines zones peuvent être exclues de la comparaison, par exemple le champ d'adresse variable.
Lors de la comparaison visuelle, les deux documents sont tramés en une image pixel de la même résolution et les images pixel converties sont comparées entre elles - comme une table lumineuse où les deux documents sont superposés pour détecter les différences entre eux. Dans le fichier généré, les pixels qui correspondent dans les deux documents sont affichés en gris. Si, au contraire, des pixels individuels apparaissent dans un seul des deux documents, les pixels présents uniquement dans le document de référence sont affichés en vert et les pixels correspondants dans le document à mettre en correspondance sont affichés en rouge.
De cette manière, même les plus petites différences dans les objets, telles que les marges qui ne diffèrent que d'une largeur de pixel dans le cas de caractères légèrement différemment coupés d'une police, sont immédiatement reconnaissables. Si le document à comparer montre que tout le contenu a été décalé, un réglage supplémentaire peut être utilisé pour compenser le décalage afin de vérifier s'il existe d'autres différences entre les documents en dehors du décalage.
S'il existe des pages individuelles dans les documents à comparer qui ne sont pas présentes dans le document de comparaison, celles-ci peuvent être supprimées pendant la comparaison, par exemple pour exclure de la comparaison des pages vierges créées en plus. Le document de différence avec les points de comparaison surlignés en couleur est sorti sous la forme d'un document TIFF multipage ou sous la forme d'un PDF habituel.
DocBridge® Delta documente en détail les différences détectées des objets individuels sur chaque page dans un fichier journal. À partir des entrées du fichier journal, des différences du type suivant, par exemple, peuvent être trouvées :
Avant la vérification, les documents à comparer sont convertis au métaformat basé sur Unicode, de sorte que même si une page de code différente est utilisée, seules les différences de texte réelles sont enregistrées.
La solution développée par Compart détecte et analyse électroniquement les différences entre les documents individuels et les visualise également. Dans le processus, les objets codés dans les fichiers sont examinés jusqu'à chaque structure détaillée et les différences sont affichées - à la fois visuellement et textuellement. Certaines zones peuvent être exclues de la comparaison, par exemple le champ d'adresse variable.
Que faire lorsque vous devez tester de manière fiable des centaines de documents différents par rapport à un modèle spécifique, mais que les fichiers à vérifier ne sont pas identiques en longueur et en structure ? Les outils conventionnels ne permettent la comparaison automatisée de documents que si le document de référence et le document candidat ont exactement le même nombre de pages.
Mieux, parce que plus flexibles, sont les comparaisons 1:n. Le principe : Un fichier de sortie de longueur quelconque et avec des types de pages différents est comparé page par page avec un modèle donné. L'avantage de cette méthode « un à plusieurs » est que le modèle (document de référence) et le fichier de test (document candidat) n'ont pas à être identiques en termes de longueur et de type de page. Ainsi, un document à vérifier avec des centaines de pages individuelles peut être vérifié par rapport à un modèle de quelques pages seulement avec une certitude et une précision absolues.
Important : Il ne suffit pas de comparer des documents uniquement sur le plan visuel. Après tout, l'analyse au niveau du pixel est peu utile si seulement cinq des 1 000 écarts trouvés sont réellement pertinents. Au contraire, il s'agit également d'une comparaison d'objet et de texte, c'est-à-dire que la comparaison doit être effectuée au niveau du bit, car de nombreux écarts ne peuvent pas être détectés à l'œil nu.
Par conséquent : Ce qu'il faut, ce sont des solutions qui permettent la plus grande tolérance possible lors du contrôle sans négliger l'exactitude absolue du contenu, l'identité de l'entreprise (polices, mise en page, etc.) et la conformité (exigences légales) (méthodologie floue).
Les documents doivent respecter diverses règles, à la fois légales et spécifiques à l'industrie et à l'entreprise. Le support est fourni par des logiciels (solutions) hautes performances qui peuvent être utilisés pour vérifier automatiquement et de manière fiable des documents de tout type et format par rapport à des ensembles de règles stockés. Il peut s'agir de critères formels tels que le respect de l'identité visuelle de l'entreprise (texte, mise en page, etc.) ou l'exactitude des adresses ainsi que le respect des réglementations légales (archivage/vérification, reporting, protection des données, etc.).
1. Tests par rapport aux facteurs pertinents pour la production
2. Test contre la règle postale
3. Tests par rapport aux règles de conception d'entreprise (CD)
4. Tests par rapport aux exigences légales
La pratique montre : Toute personne qui envoie des envois à six ou sept chiffres chaque année est constamment occupée à vérifier les adresses des destinataires. Cela prend du temps et coûte cher. Malgré les différents services de qualification d'adresse proposés par les prestataires de services postaux (par exemple Premiumadress de DPAG), le risque de retour reste élevé.
La gestion des adresses qualifiées n'est pas quelque chose que vous faites à côté. Sans le support professionnel des solutions informatiques pour la validation automatisée et fiable des adresses, rien ne fonctionne ici. Le défi : extraire l'adresse de n'importe quel flux de données, en vérifier l'exhaustivité et l'exactitude et, si nécessaire, trier l'élément concerné - AVANT que le courrier ne soit remis au prestataire de services.
Des informations détaillées sur la structure d'un fichier d'impression sont la clé de voûte d'une impression de haute qualité en production. Cela implique des questions telles que :
L'objectif d'une analyse de documents est d'éviter les fautes d'impression et les interruptions de production
Avec un logiciel professionnel d'analyse de documents, les erreurs d'impression n'ont aucune chance
Les entreprises qui impriment des documents complexes en grande quantité et dans de nombreux formats différents (AFP, PDF, PCL, Metacode, PostScript, etc.) n'ont souvent pas les ressources suffisantes pour analyser les fichiers de manière exhaustive. Il est donc d'autant plus important de disposer d'outils logiciels qui déterminent automatiquement toutes les données importantes pour l'impression à grande vitesse. Ceux-ci inclus:
L'une des fonctionnalités les plus importantes : la détermination de la répartition des couleurs dans un fichier d'impression. Ces outils logiciels calculent exactement la proportion de couleurs CMJN requise pour l'impression en couleur - à la fois pour la page individuelle et pour le document dans son ensemble.
L'avantage ? Ces résultats peuvent être utilisés pour estimer encore plus précisément les coûts d'impression. De plus, des outils logiciels offrent la possibilité de stocker des valeurs maximales librement définissables pour l'analyse CMJN. Sur cette base, il est alors plus facile d'évaluer si un travail d'impression est réellement rentable. En bref, cela vous fournit un outil de calcul fiable et simplifie votre contrôle de documents.
Même les plus petits changements dans la création et la mise en forme des documents affectent leur mise en page et leur contenu. Qu'il s'agisse d'une nouvelle police, de pages supplémentaires ou d'une nouvelle version du logiciel de génération de documents - qui sait toujours exactement comment les modifications affecteront la qualité des documents ? Plus important encore, chaque changement est-il vraiment pertinent pour la production ? Un nouveau logo ou une nouvelle taille de police n'a pas forcément de conséquences sur le contenu. Mais c'est bien de cela qu'il s'agit. Le problème est que les programmes d'inspection conventionnels n'offrent qu'une comparaison visuelle. Mais l'analyse au niveau du pixel est de peu d'utilité si seulement cinq des 1 000 écarts trouvés sont réellement pertinents.
Tests de régression : Des tests qualifiés et pas à n'importe quel prix
Réalité : Un contrôle de qualité automatisé et fiable est essentiel dans le traitement de gros volumes de documents - après tout, les mises à jour et les améliorations logicielles sont monnaie courante dans les entreprises. Pratiquement aucune entreprise ne dispose des ressources nécessaires pour vérifier manuellement les nouveaux documents (document candidat) par rapport aux modèles (document de référence) de manière fiable pour chaque modification. Surtout pas avec des dizaines de milliers de types de documents différents ! Mieux, car plus sûrs et plus rapides, ce sont les tests de régression automatisés. Ils vérifient toutes les modifications et mises à niveau par rapport aux applications existantes (héritées) sans que l'employé n'ait à intervenir.
Avec ses solutions, Compart automatise les tests de documents des entreprises, des autorités et des organisations, les aidant ainsi à atteindre une plus grande productivité dans leur cœur de métier et garantissant une conformité à cent pour cent des produits.
