Aujourd'hui, la gestion des sorties dans les entreprises est encore fortement axée sur les lots. Les banques et les compagnies d'assurance, en particulier, continuent de donner le ton pour les transactions sur papier en vrac. Il existe des flux de travail clairement définis, de longue date, éprouvés et bien couverts par l'informatique. Mais les comportements de communication évoluent, et les clients contactent rarement par « snail-mail ».
Même le « bon vieux » courrier électronique n'est plus le moyen de choix. Au lieu de cela, les applications, le chat et les services vocaux remplacent les traditionnels courrier, fax et e-mail. Même dans les secteurs plus traditionnels tels que la finance et l'administration publique, de plus en plus de processus sont numériques. Les banques offrent aujourd'hui à leurs clients bien plus que les services bancaires en ligne standard. En fait, certains pourraient affirmer que les utilisateurs bancaires ont plus de flexibilité dans le monde numérique.
La numérisation se répand et modifie les processus commerciaux. Chaque message électronique (que ce soit par e-mail traditionnel ou via une application) et chaque chat déclenche un processus métier qui nécessite une réponse du destinataire - et aussi rapidement que possible. Le client attend des réponses en quelques minutes, voire quelques secondes. Selon les études actuelles, plus le temps de réponse est long, plus la probabilité est grande que le client annule la transaction. Le traitement de documents par lots (lire le traitement du papier) seul ne suffit plus. Une commande Internet qui déclenche la création instantanée d'une facture PDF n'est pas un traitement de document par lots. Les processus de production deviennent plus singuliers avec l'essor de la communication numérique.
Les médias numériques innovants supplantent la communication physique, tandis que le papier devient un produit haut de gamme grâce à des envois et des publicités de haute qualité. Les deux mondes existeront donc en parallèle dans un avenir prévisible, au moins pour les prochaines décennies.
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Le problème est que les systèmes par lots existants ne se prêtent pas à un traitement au coup par coup. Les flux de travail, et donc les performances (vitesse), sont tout simplement trop différents. En fin de compte, peu importe le temps dont le système a besoin pour récupérer les données et les ressources nécessaires (polices, logos, superpositions, etc.) pour commencer à générer des milliers de relevés de compte, de factures ou de bons de livraison à envoyer.
De nouvelles plateformes et architectures sont nécessaires pour fusionner les mondes physique et numérique. Une approche envisageable consiste à établir une architecture orientée services (AOS) avec un logiciel conçu spécialement à cet effet. De plus, maîtriser la complexité croissante de la gestion des sorties nécessite de mettre de côté la question de la mise en page lors de la création d'un document. Le contenu doit être au centre des préoccupations - et généralement le format final n'est connu que juste avant l'envoi de toute façon.
En d'autres termes, parce qu'il n'est pas adapté à la sortie sur les terminaux mobiles (applications) et sur le Web, la lettre en tant que format standard dans le traitement électronique des documents est obsolète. Il est plus important de préparer le contenu à afficher sur tous les supports. La mise en forme prend forme juste avant l'envoi lorsque la correspondance est sur le point d'être envoyée. Ce n'est qu'alors que le document prend la forme adaptée au canal de distribution. Cela déplace le formatage et la préparation des documents des départements vers la gestion centrale des sorties dans le cadre de la gestion du traitement des documents.
De nombreuses entreprises ont mis en place des mondes parallèles avec des technologies complètement différentes pour la création de documents physiques et électroniques. Fusionner les deux mondes serait mieux, et surtout plus rentable. L'impératif : les mêmes données et mécanismes doivent être utilisés dans le traitement de documents statique (par lots) et interactif (transactionnel). En outre, la logique métier doit être clairement délimitée de la préparation du contenu spécifique au destinataire (y compris les sauts de page, la césure, la préparation pour les handicapés physiques/cognitifs/le marquage).
En conclusion, l'utilisation du papier comme solution de traitement de documents s'amenuise mais ne disparaîtra pas complètement dans un avenir prévisible. Seule la loi assurera l'existence continue du document papier, qui dans de nombreux cas est encore nécessaire. Le traitement par lots se poursuivra donc. De nombreux processus liés au papier disparaîtront dans les années à venir, mais certainement pas tous. Pour que les traitements batch et transactionnel coexistent, les entreprises doivent enfin créer les prérequis technologiques. Il ne peut y avoir deux systèmes de traitement informatique complètement différents, un pour le client qui fait tout sur le Web et un autre pour ceux qui préfèrent les longs allers-retours de la communication papier.
