Les entreprises et les organisations ayant des volumes de documents élevés sont confrontées au défi de concilier différents formats d'entrée avec divers canaux de sortie analogiques et numériques et de préparer les documents d'une manière adaptée à tous les destinataires.
Le support technologique est assuré par des solutions logicielles évolutives, performantes et indépendantes de la plate-forme pour convertir, modifier et préparer des documents de différentes sources. Cela inclut la création de documents sans barrières.
Temps de lecture : 5 min
Que faire lorsque le système de gestion documentaire d'une entreprise atteint ses limites et que le risque d'échec augmente en conséquence ? Pour UNIQA, l'un des plus grands assureurs d'Europe centrale et orientale, c'était la raison de réfléchir à un renouveau fondamental de la conversion des documents. DocBridge® Mill Plus, la solution de conversion développée par Compart, y joue un rôle décisif. Docolution, partenaire de Compart, a mis en œuvre les exigences complexes pour UNIQA.
En collaboration avec Docolution GmbH, un expert reconnu des logiciels et des services dans le domaine de la communication client et de la gestion de la production de documents, le composant de conversion de documents en temps réel basé sur DocBridge® Mill Plus a été intégré dans le système de gestion de documents.
La solution évolutive et performante est le « couteau suisse » éprouvé pour la conversion et la préparation de documents de tout format et de toute taille. DocBridge® Mill Plus prend en charge tous les formats couramment utilisés dans le traitement de documents, y compris HTML5, qui devient de plus en plus populaire pour l'affichage et la sortie sur des supports électroniques. De plus, DocBridge® Mill Plus peut générer automatiquement des documents valides et accessibles au format PDF/UA.
Ce que les employés apprécient chez DocBridge® Mill Plus, c'est le large éventail de fonctions, qui vont bien au-delà de la simple conversion de documents. Surtout, la rapidité de traitement et la capacité à s'intégrer parfaitement dans les structures existantes sont un atout majeur de la solution Compart.
Georg Gfrerer
UNIQA
Accessibilité chez VST
VST, l'un des plus grands producteurs britanniques de documents accessibles aux personnes malvoyantes, a remplacé son ancien logiciel de conversion de documents par la solution de pointe DocBridge® Mill Plus. L'avantage : plus de gain de temps et un taux d'erreur nettement inférieur.
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DocBridge® Mill Plus est composé de modules individuels qui peuvent être combinés de différentes manières. Ceci, associé à l'interface de configuration à support graphique, qui offre une large gamme de modules, signifie que les flux de travail déjà mis en œuvre peuvent être facilement étendus pour inclure des fonctions supplémentaires, par exemple lorsque de nouveaux formats d'entrée et de sortie sont ajoutés.
Tous les modules sont programmés dans un code indépendant du système d'exploitation et fonctionnent de la même manière sur toutes les plates-formes prises en charge.
Toutes les fonctions de base sont combinées dans un module de base. Les objets des documents d'entrée et leurs propriétés sont sélectionnés par des filtres d'entrée dépendant du format. Toutes les modifications souhaitées peuvent être configurées et appliquées de manière indépendante du format et converties dans les formats cibles souhaités via des filtres de sortie dépendant du format. Le mélange et l'appariement de différents formats s'effectuent ainsi en un seul passage.
Dans de nombreuses entreprises, l'archivage électronique est encore divisé : les documents entrants et sortants sont archivés différemment dans des départements distincts. Avec différents systèmes informatiques et métadonnées. Pourquoi cette duplication des efforts ? Pourquoi maintenir deux interfaces d'archivage et immobiliser des ressources précieuses pour cela ? Pourquoi ne pas créer une archive de documents centrale remplie de toutes les données ? Qu'il s'agisse d'archivage de documents d'entrée ou de sortie, les mêmes tâches sont impliquées, à savoir la création, l'intégration et l'extraction de métadonnées et le stockage à l'épreuve des audits, de préférence dans la norme PDF/A reconnue. Alors pourquoi exécuter le même processus deux fois ? Cela prend non seulement du temps, mais rend également plus difficile la recherche d'un processus.
Les systèmes de gestion de documents modernes tels que DocBridge® Mill Plus rassemblent les archives d'entrée et de sortie. Au lieu de deux systèmes d'archivage distincts, dont la maintenance mobilise de précieuses ressources, il existe une archive centrale dans laquelle tous les documents entrants et sortants sont archivés de manière sécurisée. Des métadonnées uniformes (par exemple au format XML ou XMP) sont définies côté entrée et côté sortie.
Le format source, la taille et la structure des documents n'ont pas d'importance. DocBridge® Mill Plus est capable de préparer tout type de fichier pour un archivage numérique pérenne et sécurisé. Il est désormais possible d'archiver même des fichiers spool complexes et volumineux au format AFP ou PCL. Si nécessaire, des documents individuels spécifiques peuvent ensuite être extraits d'un clic de souris et convertis « à la volée » dans le format souhaité pour l'affichage et l'édition sur un poste de travail PC, par exemple.
Sans obstacle - qui ne pense pas aux bordures aplaties, aux rampes pour fauteuils roulants et aux ascenseurs sur les quais de train ? Il n'y a pas si longtemps, ils ont trouvé leur place dans notre quotidien. Au milieu des années 80, on a commencé à s'occuper intensément de ce sujet. En attendant, on parle même d'Internet sans barrières, c'est-à-dire « d'offres web utilisables par tous les utilisateurs sans restriction, quelles que soient les possibilités physiques et techniques » (Wikipédia). En fait, les législateurs le réclamaient depuis un certain temps déjà. En Allemagne, « l'Ordonnance sur la création d'une technologie de l'information accessible aux personnes handicapées conformément à la loi sur l'égalité des chances pour les personnes handicapées » (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung, BITV) en est un exemple.
Depuis l'automne 2018, les pouvoirs publics ainsi que les organisations du secteur public doivent offrir leurs sites Web et applications sans obstacle. Ceci est requis par une directive européenne en vigueur. Selon elle, les pages et les applications doivent être « perceptibles, utilisables, compréhensibles et robustes ». Les utilisateurs handicapés doivent pouvoir naviguer dans les pages et percevoir et comprendre les informations fournies. En outre, le contenu et les services doivent être compatibles avec divers logiciels, tels que les lecteurs d'écran pour les malvoyants et les aveugles. La directive prévoit également un contrôle continu des offres numériques pour l'accessibilité et la mise en place d'un système de gestion des réclamations.
Au niveau international, il existe des bases juridiques similaires : le « Rehabilitation Act of 1973 Section 508 » aux USA, la « UN Convention on the Rights of Persons with Disabilities » de 2006, les « European Guidelines for the Production of Easy-to -Read Information » de 1998, pour n'en citer que quelques-uns. Ils appellent tous à la création de documents universellement accessibles. Pour pousser l'ensemble de la question plus loin, le gouvernement allemand a adopté le « Plan d'action national pour la mise en œuvre de la Convention des Nations Unies sur les droits des personnes handicapées » en juillet 2011.
L'accessibilité dans ce contexte signifie que les médias peuvent également être utilisés sans restriction par les personnes handicapées - celles qui ont des déficiences visuelles et auditives ainsi que celles qui ont des déficiences motrices et cognitives. Par exemple, les personnes ayant des problèmes oculaires sont rapidement submergées par des textes clignotants ou autrement animés; pour les épileptiques, ils peuvent même déclencher des crises potentiellement mortelles. Le contenu acoustique, en revanche, peut présenter aux utilisateurs sourds des obstacles insurmontables. Même la langue peut exclure, on ne pense qu'à des mots Schachtelsätze et étrangers difficilement compréhensibles.
D'où l'appel à des documents prenant en compte ces facteurs. Cela signifie, par exemple, des conceptions à contraste élevé, des tailles de police adaptables, des offres de texte alternatives pour le contenu multimédia et un langage facile à comprendre.
Les documents ne peuvent souvent pas être imprimés car leur structure et leur format ne sont pas compatibles avec les paramètres des lignes d'impression et d'insertion. Cela affecte l'impression interne ainsi que les prestataires de services externes.
Solution
DocBridge® Mill Plus prépare les documents afin qu'ils puissent être sortis sur n'importe quelle ligne de production sans nécessiter de modifications, d'ajustements et d'améliorations coûteux des machines de production ou des outils de formatage/composition.
Avantages pour le prestataire de services d'impression
Grande flexibilité avec les nouveaux clients - les travaux d'impression peuvent être rapidement intégrés et traités à tout moment (« onboarding ») - pas besoin d'investir dans de nouvelles machines.
Avantage pour le client
Soulagement de la création de documents - aucun changement de formatage nécessaire.
La numérisation dans l'échange de documents progresse - avec pour résultat que le traitement entrant et sortant fusionne de plus en plus. Jusqu'à présent, la gestion des documents consistait à produire et à envoyer de manière fiable sa propre correspondance. En attendant, cependant, il est également nécessaire de réfléchir aux données qui peuvent simplifier le traitement du document entrant pour le destinataire.
Après tout, chaque coupure médiatique signifie une perte d'informations qui doivent être récupérées avec beaucoup de soin par la suite.
Le fait est que l'utilisation des bonnes données permet d'économiser du temps et de l'argent. Un ensemble minimal d'informations utiles (par exemple un identifiant unique pour le document) contribue déjà à accélérer le traitement électronique.
La qualité sémantique des documents joue également un rôle important indépendamment des exigences légales, par exemple dans la communication omnicanale. Aujourd'hui, le destinataire détermine le canal de communication. Cela signifie que la création et l'envoi de documents dans l'entreprise doivent non seulement être découplés, mais doivent également s'affranchir d'un format de page spécifique (« métaphore A4 ») afin que le contenu puisse également être facilement mis à disposition pour d'autres supports. Cependant, cela n'est pas possible sans que des informations détaillées soient ajoutées au document sur le chemin de la sortie.
Big Data et Intelligence Artificielle
Compte tenu du Big Data, de l'intelligence artificielle (IA) et d'autres technologies actuelles, les données utilisables et leur traitement sont de toute façon au centre de toute transformation numérique sérieuse. Il n'est pas nécessaire de parler de normalisation et d'automatisation dans la gestion des documents et des sorties si les données nécessaires ne sont pas disponibles.
Le but est d'avoir non seulement le texte lui-même, mais aussi le contenu en tant que données disponibles de telle sorte qu'ils puissent être automatiquement corrélés.
C'est ce qui rend possible une recherche d'informations à plusieurs niveaux en premier lieu. Au lieu de rechercher manuellement dans un document des informations spécifiques, le Web fournit lui-même la réponse. Il ne s'agit pas de résultats de recherche simples, mais de résultats complexes qui ne peuvent être générés qu'en reliant différentes données.
Le traitement de documents avec DocBridge® Mill Plus - qu'il soit par lots ou transactionnel - rend la gestion de différents formats de fichiers et de divers canaux de sortie transparente, sécurisée et flexible.
