Définition des règles de conformité: appliquez les à l’ensemble de vos documents sortants
Les contrôles qualité automatiques des documents assurent la conformité de l’ensemble de votre production documentaire
Vos documents sont-ils conformes aux règles de votre organisation?
Les organisations sont confrontées à des contraintes légales croissantes au niveau de leur production documentaire. Elles doivent également respecter des réglementations de plus en plus complexes quant à l’archivage, au reporting et aux règles de confidentialité…
Comment s’assurer de la conformité des documents à l’ensemble de ces règles?
Un contrôle qualité de la production documentaire ne peut pas être réalisé de façon minutieuse sans établir des vérifications automatiques à partir de règles de conformité prédéfinies tout au long du processus de traitement des documents.
Assurez-vous de la conformité de vos documents
Les documents émis par les entreprises doivent respecter différentes normes (juridiques, charte graphique...). Des solutions logicielles puissantes vous permettent désormais de vérifier automatiquement, d’après des règles prédéfinies, la qualité et la conformité de l’ensemble de vos documents, quels que soient leur format et leur structure.
Les critères réglementaires peuvent concerner le respect de la charte graphique (disposition, mise en page, etc.), l’exactitude des adresses, la conformité avec les contraintes légales (archivage, traçabilité, reporting, confidentialité des données, etc.).
Elargir la taille des jeux de tests : Les solutions Compart permettent le contrôle automatique des documents grâce au paramétrage de nombreux critères de vérification
-
Des test adaptés à votre production
- Vérifications des zones destinées à l’insertion de marques de mise sous plis, affranchissement, distribution ... (exemple : OMR, code-barres)
-
Test conformes aux normes postales
- Le pavé adresse est-il correctement positionné?
- Les polices et leurs tailles sont-elles conformes aux normes postales?
- Les informations requises pour la production et l’expédition des documents sont-elles correctes et complètes?
- Le pavé adresse est-il masqué par d’autres éléments de la page (images ou autre)
-
Tests en conformité avec la charte graphique de l’entreprise
- Police, couleur, taille de caractères
- Logos
- Bas de page/ en-tête
- Paragraphes
- Mentions légales
-
Conformité aux normes réglementaires
- Archivage électronique
- Sarbanes Oxley Act (SOX)
- KonTraG (German Act on Corporate Control and Transparency)
- GoBD
- Codes of Federal Regulations (CFR)tier.
“Nous sommes toujours à la recherche de nouvelles technologies nous permettant d’élargir notre spectre de services et d’augmenter notre rapidité de production documentaire. Or il n’est pas aisé que d’identifier des technologies pour y parvenir sans nuire à la qualité des documents. DocBridge Delta fait partie de ces produits qui y parviennent et impactent très positivement notre production documentaire."
Chris Bennett
Data-Mail (U.S.)