Das Ricoh Document Center steuert mit der Software DocBridge Pilot die Ausgabe von Dokumenten über physikalische und digitale Kanäle. Die Compart-Lösung fungiert dabei als Drehscheibe, die die Daten jedes Formats entgegennimmt, aufbereitet und an das Produktionssystem übergibt.

„Daten sind der wichtigste Rohstoff für uns.“ Dr. Jan Wirsam vom Ricoh Document Center in Brackenheim bringt das Selbstverständnis des Unternehmens auf den Punkt: Langfristig will man sich als einer der führenden Anbieter für effizientes Datenmanagement rund um die physikalische und digitale Dokumentenverarbeitung profilieren. Ein wichtiger Schritt auf diesem Weg war die Einführung von DocBridge Pilot als zentralem Output-Management-System. Mit der von Compart entwickelten Technologie steuert das Document Center seit 2012 die Modifizierung, Konvertierung, Bündelung und Ausgabe von Dokumenten auf allen gängigen Versandwegen. Das Prinzip: DocBridge Pilot nimmt die vom Kunden gelieferten Rohdaten entgegen, bereitet sie auf, ergänzt sie um weitere Informationen für die Weiterverarbeitung (u.a. Zufügen von Beilagen, DV-Freimachung, Kuvertieren) und übergibt sie an die Produktion.

Zentrale Datendrehscheibe gesucht

Ausgangspunkt für das Projekt war eine konkrete Kundenanforderung, bei der es auch um die Konvertierung von PCL- in AFP-Dateien ging. Normalerweise hätte dafür DocBridge Mill, eine weitere Lösung von Compart (siehe Kasten 2) ausgereicht. Doch vom Vertrieb kam parallel dazu die Rückmeldung, dass immer mehr Kunden Output erzeugen müssen, ihnen dafür aber eine Software fehlte, die sowohl Druck als auch digitale Ausgabekanäle bedient. Warum, so die Überlegungen beim Document Center, den Kunden diese Sorge nicht einfach abnehmen und den Dokumentenversand komplett für sie übernehmen? „Es entstand die Idee, bei uns im Haus eine Art Drehscheibe zu installieren, die die Rohdaten vom Kunden entgegen nimmt, sie aufbereitet und in das Produktionssystem von Ricoh überführt.“ Dr. Jan Wirsam spricht damit ein wesentliches Kriterium an, warum man sich für DocBridge Pilot entschied: Das Compart-Tool kann mit allen marktgängigen Datenformaten umgehen. „Diese Vielfalt habe ich bei keiner anderen vergleichbaren Lösung gefunden.“ Weitere Stärken seien die außerordentliche Skalierbarkeit und die hohe Leistungsfähigkeit, so der Leiter des Document Centers.

DocBridge Pilot: Trichter für alle Daten

Angesichts dieser Vorteile war man sich schnell einig. In nur vier Monaten wurde die neue Lösung implementiert und im Frühjahr 2012 live geschaltet. An der raschen Umsetzung hatte sicher auch die räumliche Nähe der Standorte von Ricoh und Compart einen Anteil: Die jederzeitige Erreichbarkeit der Compart-Berater, auch bei kurzfristigen Anliegen, war laut Jan Wirsam ein wichtiges Auswahlkriterium.

Derzeit setzt das Ricoh Document Center die neue Software für das Geschäft mit fünf Großkunden ein, darunter ein namhafter Versicherungskonzern, der seine Dokumente in PCL, einem Datenstrom mit einer besonderen Syntax, liefert. Alexander Burkhardt, Teammanager IT-Consultancy: „Compart besitzt exzellentes Know-how im Umgang mit PCL und Makroressourcen, so dass wir das komplexe Projekt sehr gut umsetzen konnten.“ Schritt für Schritt will man nun den Einsatz von DocBridge Pilot auf andere Bereiche ausdehnen. Ziel ist es, die Lösung zu einem „Trichter“ auszubauen: Daten verschiedener Mandanten/Kunden werden hier zusammengeführt, aufbereitet und im Sinne einer optimalen Maschinenauslastung an die Druckstraße übergeben. Dadurch will man die Rüstzeiten in der Produktion erheblich minimieren.

Für die Digitalisierung gerüstet

Rund 200 Millionen Dokumente im Transaktionsbereich (Rechnungen, Kontoauszüge, Zahlscheine, Mahnungen, Policen etc.) sowie 180 Millionen im Dialogmarketing verarbeitet der Standort Brackenheim jährlich. Noch ist Druck der vorherrschende Ausgabekanal, doch zu bestimmten Zeiten, abhängig von Jahreszeit und Kunde, ist das Verhältnis von physischen und elektronischen Dokumenten auch schon mal 30 zu 70.  Für das Ricoh Document Center jedenfalls liegt die Zukunft in Online-Portalen à la „eBoks“ (Dänemark) und „Metaposta“ (Spanien). „Da werden sicher auch Banken und Versicherungen bald entsprechende Lösungen anbieten und ihre Kunden motivieren, darüber die Korrespondenz einschließlich der dauerhaften Archivierung laufen zu lassen“, ist sich Alexander Burkhardt sicher. Mit zukunftsfähigen Technologien wie DocBridge Pilot sei man bei Ricoh jedenfalls bestens gerüstet für die fortschreitende Digitalisierung in der Dokumentenverarbeitung.

Dr. Jan Wirsam setzt dabei bewusst auf die Innovationskraft von Compart. „Das Unternehmen ist kontinuierlich an Neuerungen dran und agiert immer sehr nah an den Kundenbedürfnissen. Gleichzeitig schaut man auch frühzeitig in die Zukunft, und gerade diese Vorausschau ist es, auf die wir als trendsetzender Konzern angewiesen sind.“ Jan Wirsam und Alexander Burkhardt haben jedenfalls noch viel vor in Sachen Digitalisierung. Vor allem die Kompetenz im Umgang mit unterschiedlichen Datenströmen soll vertieft werden. In Compart habe man dafür einen zuverlässigen und international erfahrenen Partner, so das Resümee der beiden Manager.