Firmen und Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen stehen vor der Herausforderung, unterschiedliche Eingangsformate mit verschiedenen analogen und digitalen Ausgabekanälen in Einklang zu bringen und Dokumente empfängergerecht aufzubereiten.
Technologische Unterstützung bieten skalierbare, hochleistungsfähige und plattformunabhängige Softwarelösungen für die Konvertierung, Modifizierung und Aufbereitung von Dokumenten unterschiedlicher Herkunft. Darin eingeschlossen: die Erzeugung barrierefreier Dokumente.
Lesedauer: 4 Min
Was tun, wenn das Dokumenten-Management-System in einem Unternehmen an seine Grenzen stößt und dadurch das Ausfallrisiko steigt? Für die UNIQA, einen der größten Versicherer Zentral- und Osteuropas, war das der Anlass, über eine grundlegende Erneuerung nachzudenken. Dabei spielt DocBridge® Mill Plus, die von Compart entwickelte Konvertierungslösung, eine entscheidende Rolle. Der Compart Partner Docolution hat die komplexen Anforderungen für UNIQA umgesetzt.
Zusammen mit der Docolution GmbH, einem ausgewiesenen Experten für Software und Dienstleistungen im Bereich Customer Communication und Document Output Management, wurde die Komponente der Echtzeit-Konvertierung auf Basis von DocBridge® Mill Plus in das Dokumenten-Management-System integriert.
Die skalierbare und hochleistungsfähige Lösung ist das vielfach erprobte „Schweizer Messer“ für die Konvertierung und Aufbereitung von Dokumenten jedes Formats und Umfangs. DocBridge® Mill Plus unterstützt alle in der Dokumentenverarbeitung gängigen Formate einschließlich HTML5, das sich für die Darstellung und Ausgabe auf elektronischen Medien – immer mehr durchsetzt. Und: Mit DocBridge® Mill Plus lassen sich automatisch valide barrierefreie Dokumente im PDF/UA-Format generieren
An DocBridge® Mill Plus gefällt den Mitarbeitern der breite Funktionsumfang, der weit über das eigentliche Konvertieren hinausgeht. Vor allem die Geschwindigkeit der Verarbeitung sowie die Fähigkeit zur nahtlosen Einbindung in bestehende Strukturen sind ein großes Plus der Compart-Lösung.
Georg Gfrerer
UNIQA
Barrierefreiheit bei VST
VST, einer der größten britischen Produzenten von barrierefreien Dokumenten für Menschen mit Sehbehinderung, hat die bisherige Konvertierungssoftware durch die state-of-the-art-Lösung DocBridge® Mill Plus ersetzt. Der Nutzen: mehr Zeitersparnis und eine deutlich geringere Fehlerquote.
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Dokumentenmanagement
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DocBridge® Mill Plus ist aus einzelnen Modulen aufgebaut, die sich in vielfältiger Weise kombinieren lassen. Dadurch sowie durch die grafisch unterstützte Konfigurationsoberfläche, die eine Vielzahl an Bausteinen bietet, können bereits implementierte Workflows um weitere Funktionen problemlos erweitert werden, beispielsweise, wenn neue Ein- und Ausgabeformate hinzukommen.
Sämtliche Module sind in einem betriebssystemunabhängigen Code programmiert und funktionieren auf allen unterstützten Plattformen in gleicher Weise.
Alle Kernfunktionen sind in einem Basismodul zusammengefasst. Die Objekte der Eingangsdokumente und ihre Eigenschaften werden durch formatabhängige Eingangsfilter abgegriffen. Sämtliche gewünschten Bearbeitungen lassen sich formatneutral konfigurieren, anwenden und über formatabhängige Ausgangsfilter in die gewünschten Zielformate umwandeln. Das Mischen und Anpassen unterschiedlicher Formate erfolgt also in einem Durchlauf.
In vielen Unternehmen ist die elektronische Archivierung immer noch geteilt: Ankommende und ausgehende Dokumente werden unterschiedlich in getrennten Fachbereichen archiviert. Mit unterschiedlichen IT-Systemen und Metadaten. Warum dieser doppelte Aufwand? Warum zwei Archivschnittstellen pflegen und dafür wertvolle Ressourcen binden? Warum nicht ein zentrales Dokumentenarchiv schaffen, das mit allen Daten bestückt wird? Egal, ob Input- oder Output-Dokumentenarchivierung: Es geht um dieselben Aufgaben, nämlich um das Erzeugen, Einbetten und Extrahieren von Metadaten und um eine revisionssichere Ablage, bevorzugt im anerkannten PDF/A-Standard. Warum also ein- und denselben Prozess zweimal betreiben? Das ist nicht nur aufwändig, sondern erschwert die Recherche zu einem Vorgang.
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie DocBridge® Mill Plus führen Input- und Output-Archiv zusammen. Statt zwei separater Archivsysteme, deren Wartung wertvolle Ressourcen bindet, gibt es eine zentrale Archivierung, in der alle ein- und ausgehenden Dokumente revisionssicher archiviert werden. Dabei werden ein- und ausgangsseitig einheitliche Metadaten (z.B. im XML- oder XMP-Format) definiert.
Das Ausgangsformat, die Größe und die Struktur der Dokumente spielen dabei keine Rolle. DocBridge® Mill Plus ist in der Lage, jede Art von Dateien für die langfristige und sichere digitale Archivierung aufzubereiten. So ist es heute möglich, auch komplexe, hochvolumige Spool-Dateien in AFP oder PCL zu archivieren. Aus ihnen lassen sich dann bei Bedarf bestimmte Einzeldokumente per Mausklick extrahieren und „on-the-fly“ in das gewünschte Format für die Anzeige und Bearbeitung beispielsweise am PC-Arbeitsplatz konvertieren.
Barrierefrei – wer denkt da nicht an abgeflachte Bordsteinkanten, Rollstuhlrampen und Aufzüge auf Bahnsteigen? Lange ist es noch nicht her, dass sie Einzug gehalten haben in unseren Alltag. Mitte der 80-er Jahre begann man sich überhaupt erst mit diesem Thema intensiv zu beschäftigen. Mittlerweile spricht man gar von barrierefreiem Internet und meint damit „Webangebote, die von allen Nutzern, unabhängig von körperlichen und technischen Möglichkeiten uneingeschränkt genutzt werden können“ (Wikipedia). Tatsächlich fordert der Gesetzgeber dies schon seit längerem. Exemplarisch dafür steht in Deutschland die „Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz“ (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung, BITV). Die BITV ist verbindlich für alle Bundesbehörden und Grundlage der unterschiedlichen landesrechtlichen Gesetzgebungen.
Seit Herbst 2018 müssen Behörden sowie Organisationen des öffentlichen Sektors ihre Websites und Apps barrierefrei anbieten. Dies fordert eine aktuelle EU-Richtlinie. Danach haben die Seiten und Anwendungen "wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust" zu sein. Nutzer mit Behinderung müssen auf den Seiten navigieren und die angebotenen Informationen wahrnehmen und verstehen können. Außerdem sollen die Inhalte und Dienstleistungen kompatibel mit verschiedener Software sein, beispielsweise mit Vorleseprogrammen (Screen Reader) für sehbehinderte und blinde Menschen. Die Richtlinie schreibt weiter eine ständige Überwachung der digitalen Angebote auf Barrierefreiheit vor sowie die Einrichtung eines Beschwerdemanagements.
Auf internationaler Ebene gibt es ähnliche gesetzliche Grundlagen: den „Rehabilitation Act of 1973 Section 508“ in den USA, die „UN-Behindertenrechtskonvention“ von 2006, die „Europäischen Richtlinien für die Erstellung von leicht lesbaren Informationen“ von 1998, um nur einige zu nennen. Sie alle fordern die Schaffung von allgemein zugänglichen Dokumenten. Um das ganze Thema weiter zu forcieren, hat die Bundesregierung im Juli 2011 den „Nationalen Aktionsplan zur Umsetzung der UN-Behindertenrechtskonvention“ verabschiedet.
Barrierefreiheit in diesem Zusammenhang bedeutet, dass Medien auch von Menschen mit Behinderung uneingeschränkt genutzt werden können – mit Seh- und Hörschwäche genauso wie mit motorischen Störungen und kognitiven Behinderungen. Wer beispielsweise Probleme mit den Augen hat, ist mit blinkenden oder anderweitig animierten Texten schnell überfordert; bei Epileptikern können sie gar lebensbedrohliche Anfälle auslösen. Akustische Inhalte wiederum können gehörlose Nutzer vor unüberwindbare Hindernisse stellen. Selbst die Sprache kann ausgrenzen, man denke nur an schwer verständliche Schachtelsätze und Fremdworte.
Daher die Forderung nach Dokumenten, die diese Faktoren berücksichtigen. Gemeint sind hier beispielsweise kontrastreiche Designs, anpassbare Schriftgrößen, alternative Textangebote für multimediale Inhalte sowie eine leicht verständliche Sprache.
Oft können Dokumente nicht gedruckt werden, weil ihre Struktur und ihr Format nicht mit den Parametern der Druck- und Kuvertierstraßen kompatibel sind. Das betrifft den Inhouse-Druck genauso wie externe Dienstleister.
Lösung
DocBridge® Mill Plus bereitet Dokumente so auf, dass sie auf jeder Produktionsstraße ausgegeben werden können, ohne dass teure Änderungen, Anpassungen und Erweiterungen bei den Produktionsmaschinen oder in den Formatierung-/Composition-Tools vorgenommen werden müssen.
Nutzen für den Druckdienstleister
Hohe Flexibilität bei neuen Kunden − Druckjobs lassen sich jederzeit schnell integrieren und verarbeiten ("Onboarding") − keine Investition in neue Maschinen notwendig.
Vorteil für den Kunden
Entlastung in der Dokumentenerstellung − keine Änderungen in der Formatierung notwendig.
Die Digitalisierung im Dokumentenaustausch schreitet voran – mit der Folge, dass die Eingangs- und die Ausgangsverarbeitung zunehmend miteinander verschmelzen. Bisher ging es im Dokumentenmanagement darum, die eigene Korrespondenz zuverlässig zu produzieren und zu verschicken. Inzwischen muss man sich aber auch Gedanken darüber machen, welche Daten dem Empfänger die Verarbeitung des ankommenden Dokuments vereinfachen können.
Denn: Jeder Medienbruch bedeutet ein Verlust an Informationen, die im Nachgang mühsam wiederhergestellt werden müssen.
Fakt ist: Der Einsatz der richtigen Daten spart Zeit und Kosten. Ein minimales Set an sinnvollen Informationen (z. B. ein eindeutiger Identifikator des Dokuments) hilft bereits, die elektronische Verarbeitung zu beschleunigen.
Die semantische Qualität von Dokumenten spielt auch unabhängig von gesetzlichen Vorgaben eine wichtige Rolle, zum Beispiel in der Omnichannel-Kommunikation. Heute bestimmt der Empfänger den Kommunikationskanal. Das heißt, Dokumentenerstellung und –versand im Unternehmen müssen nicht nur entkoppelt sein, sondern sich von einer bestimmten Seitengröße („A4-Metapher“) lösen, damit die Inhalte auch für andere Medien komfortabel zur Verfügung gestellt werden können. Das geht aber nicht ohne detaillierte Informationen, die dem Dokument auf dem Weg zur Ausgabe beigegeben werden.
Big Data und künstliche Intelligenz
Angesichts von Big Data, künstlicher Intelligenz (KI) und anderer aktueller Technologien rücken verwertbare Daten und der Umgang mit ihnen ohnehin in den Fokus jeder ernstzunehmenden digitalen Transformation. Man braucht nicht über Standardisierung und Automatisierung im Dokumenten- und Output-Management zu reden, wenn die dafür notwendigen Daten nicht zur Verfügung stehen.
Dabei geht es darum, nicht nur den Text an sich, sondern auch den Inhalt als Daten so zur Verfügung zu haben, dass sie automatisch in Korrelation zueinander gesetzt werden können.
Dadurch wird eine über mehrere Ebenen verlaufende Informationsrecherche überhaupt erst möglich. Statt ein Dokument manuell nach einer konkreten Info zu durchsuchen, liefert das Web die Antwort gleich selbst. Dabei geht es nicht um einfache Suchergebnisse, sondern um komplexe, die sich nur aus der Verknüpfung verschiedener Daten generieren lassen.
Die Dokumentenverabeitung mit DocBridge® Mill Plus – egal ob im Batch oder transaktional – macht den Umgang mit unterschiedlichen Dateiformaten und verschiedenen Ausgabekanälen transparent, sicher und flexibel.
