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Wer Archivdokumente barrierefrei zur Verfügung stellen möchte, steht vor der Herausforderung, Millionen von Dokumenten und Datenströmen per Batch nach PDF/UA zu konvertieren. Compart bietet eine Lösung, die diesen Prozess automatisiert – unabhängig davon, wie alt und in welchem Format die Dokumente in den Archiven vorliegen.
Im Folgenden erläutern wir, wie dieser Prozess funktioniert:
Unternehmen mit einem hohen Volumen an Kundenkommunikation wie Versicherungen, Banken oder Versorgungsunternehmen haben eines gemeinsam. Viele ihrer Bestandsdokumente besitzen ein statisches Layout. Eine Rechnung, ein Kontoauszug oder eine Versicherungspolice folgen in der Regel einem festen inhaltlichen und grafischen Aufbau. Basierend auf diesem Prinzip können die Dokumente klassifiziert und für jede Dokumentenklasse kann ein separates Regelwerk erarbeitet werden.
Mit Hilfe einer grafischen Benutzeroberfläche identifiziert ein Template-Designer anhand eines Beispieldokuments die Inhalte, versieht diese mit semantischen Tags und fügt alle Elemente zu einem zusammenhängenden Dokumenten-Strukturbaum mit logischer Lesereihenfolge zusammen.
Grafik zeigt: Klassifizierung einer Tabelle als Inhaltselement.
Grafik zeigt: "Getaggte" Inhaltselemente im Dokumenten-Strukturbaum. Optimierung der Lesereihenfolge per Drag-and-Drop.
All diese Regeln werden pro Dokumentenklasse gespeichert und als Template exportiert. Über einen automatischen Workflow kann das Template auf beliebig viele Dokumente der gleichen Klasse im Batch immer wieder angewendet werden. Am Ende des Erstellungsprozesses stehen gesetzeskonforme PDF/UA-Dokumente, welche ohne weitere Konvertierung weiterverarbeitet werden können.
Um die Konformität eines PDF/UA zu prüfen, haben sich zwei Prüfverfahren etabliert:
1. PDF Accessibility Checker (PAC) 2024
2. veraPDF
PDF/UA basiert auf dem PDF-Standard 1.7. Das heißt, wenn man im Archiv z.B. noch PDF 1.1 oder PDF/A1 Dokumente hat, welche auf dem PDF-Standard 1.4 basieren, dann muss im ersten Schritt auf einen höheren Standard wie PDF/A2 oder PDF/A3 optimiert werden. Auch hier kann Compart Sie unterstützen.
