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Digitale Barrierefreiheit im Archiv

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Wie man Bestandsdokumente in PDF/UA umwandelt

Verpflichtende Regeln zur digitalen Barrierefreiheit treten stufenweise ab 2025 in Kraft. Eine besondere Herausforderung besteht darin, historisch gewachsene Bestandsdokumente aus Archiven barrierefrei zur Verfügung zu stellen.

  • Viele wurden ohne Rücksicht auf Barrierefreiheitsstandards erstellt
  • Sie sind oft in Formaten gespeichert, die von den gängigen Tools und nicht unterstützt und gelesen werden können (z.B. PDF oder AFP)
  • Sie entsprechen nicht den aktuellen Compliance Anforderungen und den aktuellen Corporate Design-Richtlinien

Ziel muss es sein, eine bedarfsgerechte Softwarelösung zu etablieren, die sämtliche Dokumententypen automatisiert und sicher in barrierefreies PDF/UA umwandelt.

Drei zentrale Ansätze sind denkbar:

1. Migration des kompletten Archivsystems

Die Migration beinhaltet die Überführung sämtlicher archivierter Dokumente in ein neues, zukunftsfähiges Dateiformat. Vorteile sind die Vereinheitlichung der Datenhaltung, verbesserte Such- und Zugriffsmöglichkeiten sowie die Erfüllung aktueller Compliance-Anforderungen.

2. Bedarfsorientierte Konvertierung von Bestandsdokumenten

Dokumente werden bei Bedarf einzeln und "on demand" in barrierefreies PDF/UA überführt. Diese Methode ermöglicht eine flexible und ressourcenschonende Vorgehensweise, bei der nur die aktuell benötigten Dokumente konvertiert werden. Das reduziert die Kosten und den Aufwand im Vergleich zur Vollmigration deutlich.

3. Flexible Konvertierungsstrategie für Bestandsdokumente

Denkbar ist auch eine Kombination aus beiden Optionen. Ein Unternehmen könnte z. B. ältere Verträge bei Bedarf konvertieren und "dynamische Verträge", die häufigen Änderungen unterliegen, in ein neues PDF/UA Archiv überführen, um sie leichter zugänglich zu machen.

Abwägung der Strategien

Die Entscheidung zwischen einer kompletten Migration und einer bedarfsorientierter Konvertierung hängt von verschiedenen Faktoren ab.

  • Dokumentenvolumen und -nutzung: Archive mit regelmäßig abgerufenen Dokumenten können von einer kompletten Migration profitieren, während bei Archiven mit vielen selten benötigten Dokumenten die bedarfsorientierte Konvertierung effizienter sein kann.
  • Ressourcenverfügbarkeit: Die Migration ist zeitintensiver und komplexer. Unternehmen müssen abwägen, ob die langfristigen Vorteile eines einheitlichen Archivs diesen Aufwand rechtfertigen.
  • Technische Machbarkeit: Die Qualität der Originaldokumente spielt eine wichtige Rolle bei der Auswahl der geeigneten Strategie.
  • Rechtliche und regulatorische Anforderungen: Compliance-Vorgaben können die Archivierungsstrategie beeinflussen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die gewählte Methode den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht.

Egal für welche der Varianten Sie sich entscheiden. Compart hat Lösungen entwickelt, die Bestandsdokumente, Druckdatenströme und auch neu erstellte Dokumente digital barrierefrei zugänglich macht. Sprechen Sie mit unseren Experten welche, Strategie die für sie richtige ist. Wir zeigen Ihnen, wie die Umsetzung der neuen Richtlinien effektiv und sicher gelingt.