Überhaupt herrscht eine gewisse Trägheit diesbezüglich. Manchen ist sicher auch nicht in vollem Umfang bewusst, dass die Forderung nach allgemein zugänglichen Dokumenten eine Chance darstellt, generell über eine Modernisierung der Dokumentenerstellung nachzudenken. Stichwort Mehrkanalfähigkeit. Wer seine Dokumente so erzeugt, dass sie auf allen Kanälen ausgegeben werden können, unabhängig vom Medium, von der Displaygröße etc., der muss sich ohnehin mit Daten beschäftigen. Dann ist das Thema Barrierefreiheit bzw. Inklusion im Prinzip ein „Abfallprodukt“.
Viele Unternehmen arbeiten in der Dokumentenerzeugung mit Systemen, die 20 Jahre und älter sind. Das heißt, sie stehen vor der Frage, entweder die Dokumentenerzeugung komplett zu modernisieren oder die vorhandenen Dokumente nachträglich intelligenter zu machen. Was empfehlen Sie?
Grumser: Das muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Ein Patentrezept gibt es nicht, aber egal, wie die Ausgangsbedingungen sind – wichtig ist, dass man einfach damit beginnt, vom Stichtag X an Dokumente zukünftig nur noch nach den genannten Kriterien zu erstellen. Inzwischen gibt es genügend Anwendungen. HTML5 und andere Standards sind ja geeignete Methoden, um allgemein zugängliche, strukturierte und intelligente Inhalte für alle Medien zu erzeugen. Auch Compart bietet ja mit DocBridge® Impress (abgelöst durch die DocBridge® Communication Suite) eine entsprechende Lösung.
Das Problem sind die alten Dokumente, was soll mit denen geschehen? Sicher – man könnte sie nachträglich „taggen“, auch dafür gibt es inzwischen leistungsstarke Tools, beispielsweise DocBridge® Mill Plus, wobei solche Verfahren immer fehleranfällig bleiben. Voraussetzung dafür ist, dass die betreffenden Dokumente überhaupt elektronisch vorliegen und entschlüsselt sind, der Inhalt also lesbar und somit verfügbar ist. Ich denke, dass die meisten Unternehmen inzwischen ihre Papierarchive bis auf wenige Ausnahmen soweit digitalisiert haben.
Man muss sich aber auch darüber im Klaren sein, dass diese Methode sehr kostenintensiv ist. Lohnt sich der Aufwand also? Oder ist es nicht besser, auf die Möglichkeiten, die das Strukturieren und „Aufwerten“ im Nachhinein bieten, zu verzichten und die unstrukturierten Dokumente beim Status quo zu belassen?
Die Frage ist also: Welche Relevanz besitzen diese Dokumente bzw. wie hoch ist die statistische Wahrscheinlichkeit, dass sie für eine gezielte Informationsrecherche noch benötigt werden? Auch davon hängt die Entscheidung ab. Nicht immer ist das nachträgliche Einhauchen von Intelligenz der einzig richtige Weg.
Apropos DocBridge® Impress: Was leistet die Compart-Lösung in diesem Zusammenhang?
Grumser: Abgesehen davon, dass damit auch ein nachträgliches „Tagging“ möglich ist: Der entscheidende Vorteil von DocBridge® liegt im neuen Ansatz. Jedes Dokument wird von Beginn an so erstellt, dass es per se auf allen Medien ausgegeben bzw. angezeigt werden kann, dass es allgemein zugänglich ist und dass es mit so viel Metadaten „angereichert“ werden kann, dass eine Weiterverarbeitung von Daten im Sinne eines semantischen Web möglich ist. Wir nennen dieses Prinzip „Design Once“, das heißt, das Dokument wird in einem einzigen Quellformat erstellt und derart mit Informationen „angereichert“, dass es mehrkanalfähig und allgemein zugänglich, also intelligent ist.
Mit DocBridge® Impress (abgelöst durch die DocBridge® Communication Suite) machen Anwender ihre Dokumente quasi im Vorbeigehen barrierefrei, denn die Lösung unterstützt alle heute gängigen Ausgabeformate, also auch HTML5 und PDF/UA, den international anerkannten Standard für allgemein zugängliche Dokumente nach den Richtlinien der Web Content Accessibility Guidelines, kurz WCAG. Somit wird der Weg von vorne herein, im Sinne der barrierefreien Kommunikation, softwaregestützt für alle Kommunikationskanäle bereitet.