Das weltweit tätige Finanzdienstleistungsinstitut, das für seine umfangreichen Vermögensverwaltungs- und Depotdienstleistungen bekannt ist, stand aufgrund der Komplexität der Handhabung von AFP-Druckdaten vor erheblichen Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung und der Einhaltung von Archivierungsvorschriften. Durch die Implementierung von DocBridge® Mill Plus von Compart erreichte das Institut eine nahtlose Formatumwandlung, verbesserte die betriebliche Effizienz und stellte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führte.
Effiziente
Formatumwandlung:
Nahtlose Konvertierung von AFP in PDF zur Gewährleistung von Konformität und Genauigkeit.
Verbessertes
Dokumentenmanagement:
Aufteilung kontinuierlicher AFP-Datenströme in einzelne PDF-Dokumente.
Verbesserte Einhaltung
gesetzlicher Vorschriften:
Genaue Wiedergabe von Logos, Schriftarten und Farben in allen Formaten.
Dieses weltweit tätige Finanzdienstleistungsunternehmen mit einer jahrzehntelangen Tradition ist führend in der globalen Vermögensverwaltung. Es verwaltet weltweit Kundenvermögen in Billionenhöhe und bietet spezialisierte Clearing- und Verwahrungsdienstleistungen für sehr vermögende Institutionen. Das für seine Stabilität und sein Fachwissen bekannte Institut ist nach wie vor ein zuverlässiger Partner im Finanzsektor.
Das Institut stand bei der Verarbeitung und Archivierung von Millionen wichtiger Dokumente, darunter Depotberichte, Kontoauszüge, Steuerdokumente und Briefe, vor einer Reihe erheblicher Herausforderungen. Diese Herausforderungen waren nicht nur komplex, sondern auch entscheidend für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften:
Die Umwandlung des AFP-Dateien in das PDF-Format für die Kundenverteilung war eine große Hürde. Der bestehende Prozess erforderte eine umfangreiche Neukodierung, die zeit- und ressourcenaufwändig war.
Das AFP-Druckformat erzeugt Dokumente in einem kontinuierlichen Strom, die je nach Kundenwunsch in einzelne Auszüge oder Dokumente aufgeteilt und auf CD bereitgestellt werden müssen. Die genaue Verwaltung dieses Stroms stellte eine große betriebliche Herausforderung dar.
Die Neucodierung von AFP-Dokumenten für die PDF-Ausgabe zur Erfüllung von Kunden- und gesetzlichen Anforderungen war arbeitsintensiv und zeitaufwändig, was die betriebliche Effizienz beeinträchtigte und die Kosten erhöhte.
Logos, Schriftarten und Farben mussten sowohl auf den CDs als auch in den archivierten Berichten korrekt wiedergegeben werden. Ungenauigkeiten konnten zur Nichteinhaltung gesetzlicher Standards und zu Unstimmigkeiten in den Dokumenten führen, die den Kunden zur Verfügung gestellt wurden.
Es musste unbedingt sichergestellt werden, dass die archivierten Auszüge und Berichte genau dem entsprachen, was die Kunden erhalten hatten. Das AFP-Format erschwerte die Aufrechterhaltung dieser Integrität und erforderte eine spezielle Kodierung für wichtige Indizierungen, einschließlich TLEs und NOP-Datensätze.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen war für die Institution von entscheidender Bedeutung, um ihre hohen Standards in Bezug auf Service und Compliance aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu optimieren.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führte das Finanzdienstleistungsinstitut eine umfassende Evaluierung durch und entschied sich für DocBridge® Mill Plus von Compart. Dieses fortschrittliche Produkt bot ein umfassendes Set von Funktionen, die genau für die Bewältigung solcher Probleme bei der Dokumentenverarbeitung und Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften entwickelt wurde:
Nahtlose Umwandlung von AFP in PDF:
DocBridge® Mill Plus ermöglichte die effiziente Konvertierung von AFP-Druckdatenströmen in PDF-Dokumente und erfüllte damit sowohl die Anforderungen der Kunden als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, ohne dass eine umfangreiche Neukodierung erforderlich war.
Automatisierte Aufteilung und Indizierung von Dokumenten:
Das Produkt zeichnete sich durch die Verarbeitung kontinuierlicher AFP-Druckströme aus, indem sie diese automatisch in einzelne PDF-Dokumente aufteilte. Darüber hinaus wurden die TLEs effektiv indiziert, um sicherzustellen, dass jedes Dokument genau verarbeitet und leicht abrufbar ist, um den spezifischen Anforderungen der Kunden der Bank gerecht zu werden.
Präzise Wiedergabe visueller Elemente:
DocBridge® Mill Plus gewährleistet eine hohe Genauigkeit bei der Darstellung von Logos, Schriftarten und Farben sowohl im AFP- als auch im PDF-Format, wodurch die visuelle Integrität der Dokumente erhalten bleibt, die für die Einhaltung von Vorschriften und das Vertrauen der Kunden unerlässlich ist.
Intuitive Automatisierung und Workflow-Management:
Die Lösung verfügte über eine benutzerfreundliche Flussdiagramm-GUI, die die Einrichtung und Verwaltung von Dokumentenumwandlungs-Workflows vereinfachte. Darüber hinaus bot sie eine robuste Befehlszeilenschnittstelle, die die Automatisierung kritischer Prozesse ermöglichte und manuelle Eingriffe reduzierte.
Durch die Implementierung von DocBridge® Mill Plus konnte das Finanzinstitut die Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung effektiv angehen und so eine höhere Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Nach dem Einsatz von DocBridge® Mill Plus erlebte das weltweit tätige Finanzdienstleistungsinstitut transformative Verbesserungen in mehreren Bereichen. Die Lösung stellte sicher, dass die archivierten Dokumente exakte Kopien der von den Kunden erhaltenen Dokumente waren, so dass die strengen behördlichen Standards eingehalten und Unstimmigkeiten, die bei Audits auftreten könnten, vermieden wurden. DocBridge® Mill Plus stellte Logos, Schriftarten und Farben sowohl im AFP- als auch im PDF-Format korrekt dar und sorgte so für Konsistenz und Konformität. Dadurch blieb die visuelle Integrität der Dokumente erhalten, was für die Einhaltung von Vorschriften und das Vertrauen der Kunden unerlässlich ist.
Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung wurde die Notwendigkeit der manuellen Neucodierung drastisch reduziert, was die Arbeitskosten senkt und die Bearbeitungszeiten verkürzt. Das Finanzdienstleistungsinstitut konnte einen ganzen Schritt im Dokumentenkonvertierungsprozess eliminieren, was zu erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen führte. Durch die Bereitstellung präziser und konformer Dokumente konnte die Einrichtung ihre Servicequalität insgesamt deutlich verbessern. Die Kunden erhielten Dokumente, die genau ihren Spezifikationen entsprachen, was ihre Zufriedenheit und ihr Vertrauen in die Dienstleistungen der Einrichtung stärkte.
Darüber hinaus zeichnete sich die Lösung durch hohe Kompatibilität und Flexibilität aus, da sie sowohl auf Windows- als auch auf Linux-Plattformen nahtlos funktionierte, so dass die Einrichtung die Lösung ohne technische Hindernisse in verschiedenen Umgebungen einsetzen konnte.
Karen Tremblay
President and CEO Compart North America
Mit der Implementierung von DocBridge® Mill Plus hat das weltweit tätige Finanzdienstleistungsinstitut nicht nur seine unmittelbaren Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung gelöst, sondern auch einen neuen Maßstab für Effizienz und Compliance im Finanzsektor gesetzt. Der Erfolg dieses Projekts zeigt die erheblichen Vorteile einer nahtlosen Formatumwandlung und macht es zu einer wertvollen Lösung für andere Finanzinstitute, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen.
