2010 führte die „Association for Information and Image Management“ (AIIM) erstmals den Begriff ECM ein und meinte damit „Methoden, Technologien und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen“ (Quelle: Wikipedia).

Ziel von Enterprise Content Management ist es, Funktionalitäten bereitzustellen, um die Effizienz im Unternehmen zu verbessern, Kosten zu reduzieren und Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Systemlösungen zu schaffen.

Weitere Aufgaben sind:

• Vermeidung von Dokumentenredundanz
• Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
• Bereitstellung von Information (unabhängig von Quelle und Nutzung)
• Eliminierung von Compliance-Risiken im Umgang mit Informationen

Enterprise Content Management bezieht sich niemals nur auf eine Software, ein Tool oder einen Geschäftsprozess, sondern bildet immer ein Gesamtkonzept zur Organisation aller Geschäftsprozesse im Unternehmen ab. Der Branchenverband AIIM hat ein anerkanntes Modell entwickelt, welches die fünf Komponenten eines ECM definiert.

Im Zentrum stehen dabei die folgenden Prozesse:

• Erfassung und Digitalisierung (Capture),
• Verwaltung (Manage) und Speicherung (Store),
• Ausgabe (Delivery) und Archivierung/Bewahrung (Preserve)

von Dokumenten.

Die Frage, wie lange ein Dokument im „Store“-Bereich vorgehalten werden sollte und wann es als abgeschlossener Fall archiviert werden kann, wird kontrovers diskutiert und ist sicher von Branche zu Branche unterschiedlich. Wenn beispielsweise ein Bankkunde bei seinem Kreditinstitut anruft und noch einmal einen Kontoauszug von vor sechs Monaten anfordert, ist es durchaus von Vorteil, diesen in einer Art Zwischenspeicher zu haben.

Viele Banken archivieren im „Preserve-Bereich“ nur die Rohdaten (Welche Transaktion wurde am Tag X getätigt? Wie war der Kontostand per Stichtag?), nicht aber das Layout des Dokuments. Schließlich ist es unmöglich, alle Informationen als Druckseiten zu hinterlegen. Eine Banktransaktion ist zunächst einmal ein Datensatz und der Kontoauszug nur eine von vielen möglichen Sichten darauf. Wollte man alle möglichen Darstellungsformen von Daten vorhalten, käme man technologisch schnell an seine Grenzen.

Enterprise Content Management ist in seiner Bedeutung aber mehr als nur Archivierung und Vorhaltung von Daten und Dokumenten – auch wenn ECM ursprünglich aus diesem Bereich kommt. Heute umfasst das Modell folgende Bereiche:

• Dokumentenmanagement
  
• Collaboration (Digitale Zusammenarbeit im ECM)
  
• Web Content Management System (WCMS)
  
• Records Management (RM)
  
• Workflow/Business Process Management (BPM)