- Viele wurden ohne Rücksicht auf Barrierefreiheitsstandards erstellt
- Sie sind oft in Formaten gespeichert, die von den gängigen Tools und nicht unterstützt und gelesen werden können (z.B. PDF oder AFP)
- Sie entsprechen nicht den aktuellen Compliance Anforderungen und den aktuellen Corporate Design-Richtlinien
Ziel muss es sein, eine Infrastruktur zu etablieren, die sämtliche Dokumententypen automatisiert und sicher in barrierefreies PDF/UA und zugängliches HTML5 umwandelt.
Drei zentrale Ansätze sind denkbar:
1. Vollmigration von Archivsystemen
Die Vollmigration beinhaltet die Überführung sämtlicher archivierter Dokumente in ein neues, zukunftsfähiges Archivsystem. Vorteile sind die Vereinheitlichung der Datenhaltung, verbesserte Such- und Zugriffsmöglichkeiten sowie die Erfüllung aktueller Compliance-Anforderungen.
2. Bedarfsorientierte Konvertierung von Bestandsdokumenten
Dokumente werden bei Bedarf einzeln und "on demand" in barrierefreies PDF/UA überführt. Diese Methode ermöglicht eine flexible und ressourcenschonende Vorgehensweise, bei der nur die aktuell benötigten Dokumente konvertiert werden. Das reduziert die Kosten und den Aufwand im Vergleich zur Vollmigration deutlich.
3. Flexible Konvertierungsstrategie für Bestandsdokumente
Denkbar ist auch eine Kombination aus beiden Optionen. Ein Unternehmen könnte z. B. ältere Verträge bei Bedarf konvertieren und "dynamische Verträge", die häufigen Änderungen unterliegen, in ein neues PDF/UA Archiv überführen, um sie leichter zugänglich zu machen.